Kontroll av ert projekt efter ni fått pengar

När er organisation fått pengar ur fonden granskas den under och efter projekttiden av Arvsfondens handläggare och controllers för att säkerställa att Arvsfondens pengar används på rätt sätt. Alla projekt granskas dessutom varje år av en godkänd eller auktoriserad revisor.
Senast uppdaterad: 19 september, 2016 - 16:38

Så här granskar vi ert projekt- eller lokalstöd efter att ni har fått pengar

Handläggaren har kontinuerlig kontakt med pågående projekt

Er handläggare följer ert projekt- eller lokalstöd genom att till exempel besöka er eller vara med på något av era arrangemang.  

Årsrapport och projektplan

Under 2016 har Arvsfonden börjat fatta fleråriga beslut för projektstöd. Det betyder att ett projekt får en budgetram om tre år, om det är ett treårigt projekt. Det kommer att underlätta för organisationen att anställa personal i projektet. Mindre ändringar mellan projektåren kommer att kunna hanteras på ett smidigt sätt. Blir det större förändringar under projektet kommer det att krävas ett tilläggsbeslut från Arvsfonden. Fortfarande gäller dock att ett projekt ska skicka in en årsrapport efter varje genomfört projektår samt en plan för nästkommande år i projektet.

Organisationer som får lokalstöd söker bara pengar vid ett tillfälle. Om organisationen får över en miljon kronor i bidrag, görs utbetalningen i två omgångar. Första halvan av bidraget kan rekvireras direkt efter beslut, den andra sedan man kan visa fakturor på att första halvan förbrukats. Pengarna ska rekvireras inom 18 månader och byggnationen ska vara färdigställd och slutredovisad inom två år. 

En slutrapport lämnas in när projektet är avslutat

När ert projekt- eller lokalstöd ska avslutas lämnar ni in en slutrapport till Arvsfonden. I slutrapporten beskriver ni både det sista året och även hela projektperioden, det vill säga vilka erfarenheter och vilken ny kunskap som projektet har bidragit med. I rapporten berättar ni även om de hinder som ert projekt har stött på längs vägen och på vilket sätt projektet och verksamheten lever vidare.

Projekten granskas av en revisor

Ert projekt- eller lokalstöd granskas också av en godkänd eller auktoriserad revisor utifrån Arvsfondens anvisningar för revisorer. (Du hittar anvisningarna under länken Samlade dokument och mallar nedan). Revisorn tittar bland annat på om de kostnader som ni har rapporterat överensstämmer med beslutet och de budgetposter som lämnats till Arvsfonden.

Arvsfondens controllers gör kontrollbesök

Minst tio procent av de projekt- och lokalstöd som beviljas pengar ur Arvsfonden under ett år besöks av Arvsfondens controllers. Syftet med kontrollbesöken är både att vara ett stöd i ekonomiska frågor, och att granska att Arvsfondens pengar har använts på ett riktigt och effektivt sätt. Urvalet av vilka projekt som besöks sker delvis slumpmässigt och delvis utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning.

Lokalstöden följs upp

Har er organisation fått lokalstöd från Arvsfonden måste ni driva verksamheten i minst tio år. Uppföljning av verksamheten görs av Arvsfonden efter både fyra och tio år.

Vad händer om er organisation inte använder pengarna på rätt sätt?

Om er organisation inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren om vad fondens pengar får användas till, kan organisationen bli återbetalningsskyldig. I de fall där Arvsfonden misstänker brott görs en polisanmälan.

Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat uppmanar vi er organisation att ta kontakt med oss så att vi tillsammans kan hitta en lösning på problemet.