Arvsfondens controllers kontrollerar så att pengarna används på rätt sätt

På Arvsfonden arbetar två controllers. Deras uppgift är att vara ett stöd både till Arvsfondens handläggare och de organisationer som har fått pengar ur fonden i frågor som rör projektens ekonomiska redovisning och budgetering. I deras arbetsuppgifter ingår också att kontrollera så att Arvsfondens pengar används på rätt sätt.
Senast uppdaterad: 30 maj, 2017 - 14:46

För att säkerställa att Arvsfondens pengar används på rätt sätt genomför Arvsfondens controllers både intern och extern kontroll. De arbetar fortlöpande med att utforma rutiner och praxis för att effektivisera enhetens arbete och de kontrollerar också de projekt som har fått pengar ur fonden på flera olika sätt.

Kontrollbesök – minst tio procent av alla projekt besöks

Varje år genomför Arvsfondens controllers kontrollbesök hos projekten. Syftet med kontrollbesöken är både att vara ett stöd för och kontrollera de projekt som har fått pengar ur Arvsfonden. Under ett kontrollbesök granskar en controller så att de pengar som föreningen har blivit tilldelade ur Arvsfonden har använts på ett riktigt och effektivt sätt. 

Inte alla de projekt som har fått pengar ur fonden får ett besök från Arvsfondens controllers. Urvalet över vilka projekt som besöks görs delvis slumpmässigt och delvis utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. Minst tio procent av alla de projekt som fick pengar ur fonden under föregående år ska besökas av en controller, vilket innebär att minst 43 arvsfondsprojekt kommer att få ett kontrollbesök från Arvsfonden under 2017.

Läs mer om hur Arvsfonden kontrollerar projekten

De projekt som får pengar ur fonden kontrolleras också på många andra sätt. På sidan kontroll av projekt- och lokalstöd kan du läsa mer om hur granskningen av den organisation som söker och av det projekt som ska genomföras görs både före och efter det att en organisation får pengar ur fonden.


Hallå där!

Per Lindmark, controller på Arvsfonden

Du har arbetat som controller på Arvsfonden i över fyra år, och har under den tiden hunnit göra drygt 130 kontrollbesök hos våra projekt. Finns det några frågor som du ofta får under ett besök?

Det är vanligt att projekten har frågor kring den årsrapport som de ska lämna in efter varje avslutat projektår, där de ska beskriva vad som har hänt i projektet och vad som inte har gått som planerat. Många är också nyfikna på vilka personer som sitter i Arvsfondsdelegationen (den nämndmyndighet som fattar beslut om vilka projekt som ska få stöd ur fonden. Red anm.). Men oftast är det jag som ställer de flesta frågorna vid besöken.

Behöver de projekt som ni besöker förbereda sig på något sätt inför ert besök?

Vi kontaktar alltid de projekt som vi ska besöka i god tid innan för att boka in en tid. Projekten får också ett brev innan vi kommer dit där de informeras om hur de ska förbereda sig inför besöket.

Har du något tips till de organisationer som ska söka pengar ur fonden och just nu sitter och ska fylla i den kostnadsbudget som de ska skicka in tillsammans med sin ansökan?

Att verkligen tänka igenom ordentligt vad de har för behov och sedan göra en rimlig, kostnadseffektiv och ändamålsenlig budget utefter det. Det ska inte vara en önskelista över precis allt som de vill göra och köpa in. Vi controllers går igenom och granskar alla budgeter och upptäcker snabbt om de innehåller mycket luft eller onödiga kostnadsposter.

Och de föreningar som precis har fått pengar ur fonden. Har du något tips till dem?

Att ta fram klara och tydliga rutiner för hur projektet ska administreras, både vad det gäller bokföring och redovisning.