Riktlinjer för budget vid ansökan om projektstöd eller effektstöd

Generella villkor

Innan ni skickar in en ansökan till oss är det viktigt att ni tar del av Allmänna arvsfondens generella villkor för projektstöd - som även gäller för effektstöd. De generella villkoren innehåller viktiga regler för att driva arvsfondsfinansierade projekt.

Allmänna arvsfondens generella villkor

Anlita seriösa aktörer

Om ni anlitar underleverantörer i ert arvsfondsprojekt är det viktigt att ni har god kännedom om vem ni anlitar. Ni behöver kontrollera bolaget och de personer som företräder bolaget, för att säkerställa att det handlar om seriösa aktörer. Om ni råkar anlita oseriösa aktörer kan det skada er organisation och leda till att Arvsfondsdelegationen avbryter ert projekt och beslutar om återkrav.

Mer information om hur ni kan kontrollera leverantörer som ni vill anlita finns på länken:

Anlita seriösa aktörer

Lönekostnader

Stödet ur Allmänna arvsfonden får inte användas till löner och ersättning till närstående utan vårt skriftliga medgivande. Det är därför viktigt att ni reflekterar över vilka jävsituationer som skulle kunna uppstå i projektet. Det är till exempel inte tillåtet att erhålla lön eller ersättning i projektet för personer som samtidigt är ordförande eller kassör i er styrelse.

Mer om jävssituationer

Observera att budgeten inte får innehålla lönekostnader som avser tid för att skriva projektansökningar.

Allmänna arvsfonden beviljar aldrig mer än 100 procent tjänstgöring per person (fördelat på ett eller flera arvsfondsprojekt). Det är projektägande organisations ansvar att säkerställa att projektanställda inte avlönas till mer än en heltidsanställning i projekt.

Ni kan bara söka medel för lönekostnader för de personer som arbetar direkt i projektet. Om er organisations ordinarie chef eller verksamhetsledare arbetsleder projektets medarbetare, krävs ett särskilt godkännande från oss för att kunna få medel för lönekostnader.

Bemanning

Ni behöver kunna motivera behovet av bemanning i förhållande till projektets omfattning.

Lönenivåer

Alla löner ska kunna motiveras. Fundera på vad som är rimligt i förhållande till efterfrågad kompetens, erfarenhet, geografiskt område och den specifika kontexten i projektet.

Observera att ni har möjlighet att med andra medel finansiera löner över de lönenivåer som Arvsfonden kan bevilja. Ni kan med andra ord beviljas medel upp till en viss summa ur fonden och sedan täcka överskjutande lönekostnader med egna medel eller annan finansiering. Se mer under rubriken ”Annan eller egen finansiering” nedan.

Lönebikostnad

Allmänna arvsfonden godkänner normalt upp till 42 procent i lönebikostnader. I lönebikostnader ingår vanligtvis avsättningar till pension, särskild löneskatt, lagstadgade sociala avgifter, semesterersättning samt övriga organisationsspecifika lönebikostnader som exempelvis friskvård. Om lönebikostnaderna överstiger 42 procent behöver ni specificera och motivera detta i budgetmallen.

Lönerevision

Tänk på att ta hänsyn till lönerevision mellan projektåren när ni fyller i budgetmallen. Lönerevisionen för projektet ska följa organisationens ordinarie lönerevision.

Externa tjänster

I budgeten för projektet ska ni ange kostnader för personer som inte är anställda av er organisation men som utför arbete eller genomför enskilda insatser i projektet. Ni ska ta upp projektmedarbetare som inte är anställda hos er organisation, till exempel föreläsare, sakkunniga eller andra personer som kommer utföra punktinsatser. Vi är restriktiva med att godkänna omfattande externa tjänster; dessa bör i stället anställas av sökande organisation.

Om ni inte har möjlighet att hantera bokföringen inom den egna organisationen kan ni söka medel för att anlita extern redovisningskonsult.

Arvoden till referensgrupper, styrgruppsmöten och expertgrupper får högst uppgå till 500 kronor per person och tillfälle.

Samarbetspartner

Samarbetspartners kostnader ska tas upp under budgetposten ”Externa tjänster”. Huvudregeln är att samarbetspartners kostnader regleras genom fakturering på regelbunden basis (förslagsvis varje månad). Vi godkänner nämligen inte förskottsfakturering. Det innebär vanligtvis att moms tillkommer som en extra kostnad i projektet. Det är samarbetspartnerns ansvar att stämma av med Skatteverket om tjänsten är momspliktig eller inte.

Ett alternativ är att hantera relationen med samarbetspartnern som en vidareförmedling av bidrag. Det är dock inte tillåtet att vidareförmedla medel till en tredje part utan vårt skriftliga godkännande. Observera att ni som stödmottagare är ansvarig för hela stödet som har beviljats. Det innebär att samarbetspartnern måste bifoga exempelvis tidrapporter, kvitton och fakturor som ligger till grund för rekvireringen. Det är samarbetspartnerns ansvar att stämma av med Skatteverket om tjänsten är momspliktig eller inte.

Observera att vi vill ta del av det samarbetsavtal som ligger till grund för kostnaden i projektet.

Observera också att budgeten inte får innehålla rekryteringskostnader eller kostnader för utvärdering av projektet.

Informationsspridning och marknadsföring

Ange kostnader för informationsspridning och marknadsföring, till exempel annonser, trycksaker, filmer eller kostnader för en webbplats. Kostnaderna för att bygga en ny webbplats ska dock ligga under budgetposten ”Externa tjänster”.

Resekostnader i samband med informationsspridning ska ni budgetera för under budgetposten Inrikes resor.

Inrikes resor

Arvsfondens medel får bara användas för resor och boende inom Sverige. Det går inte att få medel till kurser och aktiviteter utomlands.

Vid val av färdsätt och boende ska ni ta hänsyn till både lägsta pris och miljö. Vi är restriktiva med att godkänna kostnader för flyg om det inte är väl motiverat. Kostnader för taxi godkänns endast om andra resealternativ saknas eller om det föreligger särskilda skäl. Kollektivtrafik ska i möjligaste mån alltid väljas.

Resekostnader till konferenser och liknande beviljas enbart till projektdeltagare och projektmedarbetare. Andra intressenter som exempelvis vårdpersonal, lärare och medlemmar i föreningar med närliggande intressen får bekosta sina resor på annat sätt.

Månadskort för lokalresor som endast nyttjas av projektmedarbetare och projektdeltagare kan godkännas om det är motiverat och kostnadsbesparande för projektet, men det behöver stämmas av med er handläggare på Arvsfonden. Observera även att det kan utgöra en beskattningsbar löneförmån och att ni behöver stämma av med Skatteverket för att säkerställa rätt hantering.

Resor med egen bil eller tjänstebil kan enbart ersättas med ett schablonbelopp i enlighet med Skatteverkets riktlinjer. Reseräkning, för antal mil och syftet med resan ska dokumenteras. Hjälpmall för dokumentation av resor, reseräkning, finns på länken nedan:

Mallar för redovisning

Vi är mycket restriktiva med att bevilja kostnader för leasingbilar. I undantagsfall godkänns kostnader för korttidshyra av fordon om detta är väl motiverat utifrån projektets syfte och mål.

Ange kostnader för de inrikes resor, samt traktamente och boende i samband med dessa resor, som ni planerar att göra. Separera gärna de olika typerna av kostnader på separata rader i budgetmallen.

Ange syftet med resan och specificera era beräkningar så att antal resor och färdsätt framgår tydligt.

Utrustning

I projektets budget kan ni ange kostnader för inköp av utrustning som är nödvändig för att genomföra projektet. Observera att vi är restriktiva med att finansiera inköp av utrustning. Kostnad för inköp av dator beviljas endast för heltidsanställda under det första projektåret och med högst 8 000 kronor inklusive moms. Kostnad för inköp av telefon beviljas med högst 6 000 kronor inklusive moms. Exempel: om det finns 1,75 anställda i projektet, uppgår maximalt beviljat belopp till 14 000 kronor (1,75*8 000) för datorer.

Vi är mycket restriktiva med inköp av utrustning efter det första projektåret. När sådant godkänns tillämpas avskrivningsregler vilket innebär att utrustning bara delvis bekostas av Arvsfonden.

Allmänna arvsfonden finansierar inte inköp av:

• Möbler/kontorsmöbler
• Bilar, cyklar eller andra typer av fordon
• Utrustning som används privat

För utrustning som har en ekonomisk livslängd på längre tid än projektet pågår kan Arvsfonden enbart finansiera den del som förbrukas inom projektet.
Exempel: för utrustning med ekonomisk livslängd på fem år kan Arvsfonden finansiera tre femtedelar av kostnaden i ett treårigt projekt. Resten av kostnaden för utrustningen behöver finansieras på annat sätt.

Tillgänglighetsutveckling

Arvsfonden kan bevilja medel till tillgänglighetsutvecklande åtgärder som till exempel byggnation av ramp, hissar eller liknande för maximalt 400 000 kr inklusive moms om detta är väl motiverat för att projektets målgrupper ska kunna delta.

Om åtgärderna är en större del av budgeten kan stödformen lokalstödsprojekt vara aktuellt. Är ni osäkra, kontakta oss. www.arvsfonden.se/kontakt

Andra verksamhetskostnader

Ange kostnader för övriga verksamhetskostnader i projektet, till exempel tillfälliga lokalhyror, mobilabonnemang, bredbandsanslutning eller förbrukningsvaror. Kostnaderna ska specificeras.

Arvsfonden beviljar inte medel till privata abonnemang. För att arvsfondsmedel ska kunna användas för mobilabonnemang ska abonnemangen stå på stödmottagande organisation, inte på en person. Arvsfonden beviljar inte heller medel till privata internetkostnader (till exempel om en anställd jobbar hemifrån) eftersom detta ses som privata levnadskostnader.

Arvsfonden beviljar inte medel till kickoffer, julbord eller liknande.

Restaurangbesök och direkta matinköp får enbart bekostas av projektet om det är en del av en aktivitet där deltagarna närvarar. På dessa utlägg måste syfte och antal projektdeltagare anges på underlaget till redovisningen.

Vi godkänner vanligtvis 10 000 kronor inklusive moms för kontorsmaterial per år.

Arbete ska ersättas med arvode; enbart i undantagsfall för mindre tjänster och mindre belopp godkänner Arvsfonden att projektet delar ut presentkort. Det behöver i så fall framgå tydligt vilka som har mottagit dessa samt för vilket syfte. Ni ansvarar för att följa Skatteverkets regelverk kring beloppsnivåer.

Revisionsarvode

Alla arvsfondsprojekt ska granskas årligen av en extern och kvalificerad revisor. Det är ni som anlitar revisorn. Arvsfonden beviljar maximalt kronor inklusive moms per projektår till revisors granskning. Om kostnaden för granskningen blir högre än 50 000 kronor måste er organisation själv betala för mellanskillnaden.

Fyll i vår budgetmall med hjälp av anvisningar

När ni ansöker om projektstöd ska ni bifoga projektets budget. Då vill vi att ni använder vår budgetmall. I budgetmallen finns en flik med anvisningar för hur mallen ska fyllas i.

Budgetmall för projektstöd respektive effektstöd kan laddas ner på länken nedan:

Frågor och bilagor i ansökan om projektstöd

Frågor och bilagor i ansökan om effektstöd