Ekonomi och redovisa projekt

Det är viktigt att ni håller ordning på ekonomin i ert projekt och använder Allmänna arvsfondens pengar på ett korrekt sätt.

Mallar för redovisning

Ta del av våra regler och tips för hur ni tar hand om och redovisar ert projekts ekonomi. Ni är alltid välkomna att kontakta er handläggare om ni är osäkra på något.

Välj er stödform nedan för att läsa vidare.

Välj stödform för ert projekt:

Gå tillbaka till ansökan

Ta fram och läs er ansökan till Allmänna arvsfonden när ni detaljplanerar ert projekt. Kom ihåg att det är den budget, verksamhet, de målgrupper och samarbeten ni beskrev i ansökan som Arvsfondsdelegationen har beslutat om och som gäller.

Gör en Arvsfonden-pärm

Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen eller mappen med alla dokument finns.

Kontrollbesök

Varje år kontrollerar vi samtliga projekt på en rad olika sätt. Därutöver gör vi kontrollbesök av cirka vart tionde projekt varje år. Vid ett sådant kontrollbesök får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.

Syftet med kontrollbesöken är att

vara ett stöd i ekonomiska frågor
granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt.

Vilka projekt som får genomgå ett kontrollbesök avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om ett projekt har fått en stor summa pengar eller om vi får in tips om oegentligheter.

Mer om vårt kontrollarbete

Vad får ni använda Arvsfondens pengar till?

Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget.

Använd Arvsfondens pengar korrekt

Pengarna från Arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.

Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av

generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.

Beslutet innehåller både de generella villkoren och en sammanställning av er beviljade budget.

Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar

Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), skiljt från er organisations övriga pengar.

Om ni gör betalningar i projektet från ett annat konto, till exempel er organisations vanliga ut- och inbetalningskonto, kan ni göra överföringar till detta konto (i förskott eller efterskott). Till exempel i samband med månadsvisa avstämningar av projektet.

Bankkontot får inte användas till pengar från andra finansiärer.

Gör en attestordning

Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får attestera fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som styrelsen godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.

Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Styrelsen är dock alltid ytterst ansvarig för projektet.

Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstanke om bedrägeri, dels för att minska risken att ni gör felaktiga utbetalningar. Ingen bör attestera sina egna beställningar.

Vägledning attestordning pdf, 110 kB.

Jämför priser vid större inköp

Det är inte alltid det billigaste alternativet som är bäst, men ni ska kunna motivera varför ni väljer ett visst alternativ.

Jämför priser när ni gör inköp för större belopp.
Spara underlagen i er projektpärm.

Undvik jäv

Ni får inte – utan Allmänna arvsfondens skriftliga medgivande – använda fondens pengar till löner och ersättningar till närstående, eller till en person som sitter i styrelsen eller anställd som ansvarar för verksamheten.

Vilka jävsituationer kan uppstå i projektet?
Finns det relationer med närstående inom eller mellan er organisation och ert projekt?
Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.

Vår bedömning av jävssituationer

Utgifter som kräver särskilt beslut

Här är några exempel på vad ni inte får använda Arvsfondens pengar till, utan ett särskilt beslut från oss:

Kostnader före projektstart.
Aktiviteter eller resor till, från eller i utlandet.
Kostnader för utvärdering av projekt
Kostnader som inte finns med i beviljad budget.

Utgifter som aldrig är okej

Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:

Kostnader som betalas av annan finansiär.
Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller liknande.
Böter, viten, avgångsvederlag och rättegångskostnader.
Alkohol och tobak.

En fullständig förteckning hittar ni i de generella villkoren.

Generella villkor

Mervärdesskatt (moms) eller inte?

De flesta organisationer som får pengar från Arvsfonden bedriver inte momspliktig verksamhet, och i dessa fall ansöker man om pengar inklusive moms.

Om er organisation bedriver momspliktig verksamhet och ni har ansökt om pengar exklusive moms, är det ändå inte säkert att ni har rätt till momsavdrag för den del av verksamheten som finansieras med pengar från Arvsfonden (alltså ert projekt). För att vara på säkra sidan rekommenderar vi att ni kontaktar Skatteverket för att få vägledning i hur momsen ska hanteras i just ert projekt.

Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?

Om ni inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren, kan Arvsfondsdelegationen avbryta finansieringen och er organisation kan bli återbetalningsskyldig. I de fall vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.

Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.

Fem tips: Så håller ni ordning på bokföringen

1. Använd senaste versionen av redovisningsmallen

Vi uppdaterar löpande de mallar och anvisningar som ni ska använda till er projektredovisning.

Innan ni börjar redovisa, ladda ner de senaste mallarna.
Information om hur ni gör den ekonomiska redovisningen finns inlagt i mallen ”Årsrapport ekonomi”.

Mallar för att redovisa projekt

2. Håll isär kostnader med projektkoder

Det är viktigt att ni håller isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet. Ge gärna projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.

3. Gör en förteckning över budgetposterna

Gör en förteckning över vilka konton i bokföringen som avser de olika budgetposterna. Förteckningen underlättar när ni ska följa upp projektets kostnader.

4. Följ upp resultatet mot budget

Gör löpande avstämningar mot er godkända budget. Genom att följa det ekonomiska resultatet i projektet ser ni snabbt om ni behöver göra förändringar i budgeten, till exempel omdisponera budgetposter. I så fall tar ni kontakt med er handläggare.

5. Håll ordning på Arvsfondens pengar

Blanda aldrig in kostnader som har finansierats av annan part än Arvsfonden i er projektredovisning.
Redovisa eventuella lönebidrag som intäkt.
Ni kan ange egen eller annan finansiering i budgeten, för att visa om det finns fler finansiärer i projektet.

Redovisning A–Ö

Här är en lathund om den ekonomiska redovisningen med begrepp och företeelser i bokstavsordning.

Beviljad budget

Beviljad, eller godkänd, budget är ett maxtak för hur stor kostnad som får belasta projektet per budgetpost.
I årsrapportens ekonomiska del ser ni om ni har ett överskott.
Om ni har ett överskott kan ni föreslå en fördelning av kvarvarande pengar att ta in i budgeten för nästkommande projektår.

Deltagarförteckning och program

Efter en konferens eller liknande ska ni till fakturaunderlagen bifoga programmet samt information om antalet deltagare.

Externa revisorer

Ni måste anlita en extern auktoriserad eller godkänd revisor.
Revisorn får inte vara medlem eller anställd i organisationen.
Revisorn måste använda den mall för revisorns granskning som finns att ladda ner här på webbplatsen.
Se till att er revisor får den senaste versionen av mallen när ni ger hen uppdraget. Vi uppdaterar alla mallar löpande.

Mallar för att redovisa projekt

Externa tjänster

Om en projektmedarbetare inte får lön från er organisation utan kostnaden i stället faktureras från samarbetsparter eller egen firma, se till att kostnaden då ligger som extern tjänst. Tänk på att det alltid tillkommer moms på externa tjänster.

Lönebidrag

Lönebidrag från Arbetsförmedlingen ska ni alltid bokföra på projektet om det avser en projektmedarbetare. För mer information och regler om lönebidrag hänvisar vi till Arbetsförmedlingen.

Lönenivåer

Lönenivåer och anställningsgrad i er beviljade budget får inte justeras utan skriftligt godkännande från Arvsfonden.

Omdisponering

Omdisponering är när ni flyttar en kostnad från en budgetpost till en annan inom samma projektår.
Ni ansöker om omdisponeringar i förväg genom att fylla i en särskild mall som ni laddar ner på sidan Mallar för redovisning under rubriken "Vägledning och stöd för ekonomiadministrationen".
Använd gärna den frivilliga beräkningshjälpen i mallen.
Er handläggare måste skriftligen godkänna omdisponeringar.
Skriv ut och spara beslutet och visa det för er externa revisor.
Efter en omdisponering har ni en ny budget att redovisa utifrån.

Redovisa projektets ekonomiska utfall

Det ekonomiska utfallet är projektets verkliga kostnader som ni ska redovisa till Arvsfonden. Om ni till exempel har hyreskostnader i projektet är det organisationens verkliga kostnad för den del av lokalen som projektet tar i anspråk som ni ska bokföra på projektet. Ni ska kunna styrka kostnaden genom att visa extern faktura och beräkningsgrund för fördelning till projektet.

Överskott och underskott

Det går inte att flytta pengar från ett kommande projektår till ett tidigare. Ni kan alltså inte ”låna” pengar från nästkommande år. Ett projekt får aldrig ha ett underskott – om det skulle uppstå får er organisation själv stå för dessa kostnader.

Ni får inte använda pengar till aktiviteter som inte ingår i projektet eller som inte var med i er ansökan. Om det vid slutrapportering finns pengar över ska ni återbetala dem.

Återbetalning till Arvsfonden

Om det finns pengar över när ni slutrapporterar ert projekt ska ni betala tillbaka dessa pengar till Arvsfonden. Återbetalningen gör ni i samband med att ni skickar in er slutrapport. Mottagare är Kammarkollegiet, som förvaltar Allmänna arvsfondens pengar.

Gör inbetalningen till Kammarkollegiets bankgiro 417-6723, och ange projektets namn samt projektets diarienummer.

Rekvirera pengar

Ni begär ut (rekvirerar) pengar på den blankett som ni fick med ert beslut. Efter den 18 september 2024 kan rekvisitioner mejlas till oss, även om det står på blanketten att den ska postas. Mejla underskriven rekvisition inklusive bilagor till:

rekvisitioner@kammarkollegiet.se

Om ni hellre vill posta rekvisitionen, skicka till:

Kammarkollegiet
Avdelningen för kapitalförvaltning
Box 2218
103 15 Stockholm

Signering

Oavsett om rekvisitionen postas eller mejlas till oss, ska den vara signerad av behörig företrädare. Det finns två sätt att ordna signeringen, om ni väljer att mejla rekvisitionen:

Skriv ut rekvisitionen och låt behörig företrädare skriva under med penna. Skanna sedan in dokumentet och mejla det till oss.
Använd ett verktyg för att signera rekvisitionen digitalt.
Läs om vilka krav vi ställer på signaturer.

Gå tillbaka till ansökan

Gör en Arvsfonden-pärm

Samla alla viktiga dokument för ert projekt och kopior ur bokföringen i en pärm, eller digitalt i en särskild mapp. Skriv på underlagen vad kostnaden avser och på vilket sätt den tillhör projektet. Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen eller mappen med alla dokument finns.

Kontrollbesök

Varje år kontrollerar vi samtliga projekt på en rad olika sätt. Därutöver gör vi kontrollbesök på cirka vart tionde projekt. Vid ett sådant kontrollbesök får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.

Syftet med kontrollbesöken är att:

Vara ett stöd i ekonomiska frågor.
Granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt sätt.

Vilka projekt som får genomgå ett kontrollbesök avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om vi får in tips om oegentligheter.

Mer om vårt kontrollarbete

Vad får Arvsfondens pengar användas till?

Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget.

Använd Arvsfondens pengar korrekt

Pengarna från Allmänna arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.

Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av:

Generella villkor för lokalstöd ur Allmänna arvsfonden.
Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.

Beslutet innehåller både de generella villkoren och en sammanställning av er beviljade budget. När Arvsfondsdelegationen beslutar om att bevilja ert projekt pengar blir de generella villkoren bindande i tio år.

Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar

Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), som är skiljt från er organisations övriga pengar.

Bankkontot får inte användas till pengar från andra finansiärer.

Dokumentera er kontroll av leverantörer

Om ni har fått ett beslut om lokalstöd den 11 februari 2026 eller senare måste ni dokumentera kontroll av de leverantörer som utför arbete för 100 000 kronor (inklusive moms) eller mer. Spara ifylld mall för att kunna visa oss vid en kontroll av projektet.

Läs mer om att anlita seriösa leverantörer och ladda ner mall

Gör en attestordning

Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får godkänna (attestera) fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som er styrelse godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.

Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Styrelsen är dock alltid ytterst ansvarig för projektet.

Vägledning attestordning pdf, 110 kB.

Undvik jäv

Fundera över om det kan uppstå jävsituationer i projektet? Ni får inte – utan Arvsfondens skriftliga medgivande – anlita närståendes eller eget företag vid byggnationer i projektet.
Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.

Vår bedömning av jävssituationer

Utgifter som aldrig är okej

Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:

Lös utrustning eller inventarier, till exempel möbler eller vitvaror.
Administrationskostnader, till exempel kostnader för löner, bygglov, projektering eller arkitekt.
Kostnader som betalas av annan finansiär.
Kostnader som uppstod före Arvsfondens beslut.

Är det tillåtet att hyra ut en anläggning som byggts med arvsfondsmedel?

Vi har samlat information om uthyrning av anläggning på en egen sida:

Uthyrning av anläggning

Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?

Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.

Budget och redovisning

Håll isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet.
Ge projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.
Bokför byggnationskostnaderna hos den organisation som är mottagare av Arvsfondens pengar.
Redovisa inte eget arbete som kostnad i projektet.
Om ni har ansökt om och beviljats pengar inklusive moms men verksamheten i projektet visar sig vara momspliktig måste ni kontakta er handläggare. Att verksamheten i projektet är momspliktig innebär att man har rätt att återfå momsen förknippad med de kostnader som uppstått i projektet.
Ladda alltid ner de senaste versionerna av mallar och anvisningar när ni ska redovisa ert projekt. Vi uppdaterar alla mallar löpande.

Mallar för redovisning

Rekvirera pengar

Ni begär ut (rekvirerar) pengar på den blankett som ni fick med ert beslut. Observera att beslutet kan vara villkorat med att ni ska skicka in ytterligare dokument innan ni kan rekvirera pengarna. Till exempel en kopia på bygglov, ny finansieringsplan eller ett nyttjanderättsavtal.

Det är Kammarkollegiet som betalar ut pengarna till det konto ni anger på rekvisitionen.

Rutinen för rekvirering skiljer sig åt, beroende på

när Arvsfondsdelegationen beslutade om att ge stöd till ert projekt
hur stort totalbelopp som Arvsfondsdelegationen har beslutat att tilldela ert projekt.

Läs om vad som gäller för ert projekt:

Beslut fattade 17 september 2024 eller tidigare

Rekvirera inom 18 månader

Ni måste rekvirera alla pengar inom 18 månader från beslutsdatum. Byggnationen ska vara färdigställd och slutrapporterad inom tre år.

Under en miljon kronor

Om ni har fått under en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt så betalar vi ut summan som ett engångsbelopp.

Organisationens firmatecknare ska skriva under rekvisitionen. Mejla rekvisitionen till rapportering@arvsfonden.se tillsammans med:

Kopia av er organisations stadgar - om de har ändrats sedan ni ansökte om pengar.
Justerat protokoll från senaste årsmötet eller konstituerande styrelsemötet som visar styrelsens sammansättning och firmatecknare.

Över en miljon kronor

Om ni har fått över en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i två utbetalningar.

Första utbetalningen följer samma rutin som för under en miljon (se ovan). För att få ut andra halvan av pengarna ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

Rekvisition nr 2, underskriven av firmatecknare.Kopior på fakturor som visar att första halvan av Arvsfondens pengar har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda i den sökande organisationens namn.
Nytt konstituerande protokoll - om firmatecknare har förändrats sedan ni skickade in den första rekvisitionen.

Beslut fattade 18 september 2024 – 3 juni 2025

Rekvirera inom 18 månader

Ni måste rekvirera alla pengar inom 18 månader från beslutsdatum. Byggnationen ska vara färdigställd och slutrapporterad inom tre år.

Under två miljoner kronor

Om ni har fått under två miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt så betalar vi ut summan som ett engångsbelopp.

Organisationens firmatecknare ska skriva under rekvisitionen. Mejla rekvisitionen till rapportering@arvsfonden.se tillsammans med:

Kopia av er organisations stadgar
Justerat protokoll från det senaste årsmötet eller konstituerande styrelsemötet som visar styrelsens sammansättning och firmatecknare.

Mellan två och fem miljoner kronor

Om ni har fått mellan två och fem miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i två utbetalningar.
Första utbetalningen följer samma rutin som för under två miljoner (se ovan). För att få den andra utbetalningen ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

Delrapport enligt Allmänna arvsfondens mall, underskriven av firmatecknare.
Rekvisition nummer två, underskriven av firmatecknare.
Senaste konstituerande protokoll och årsmötesprotokoll.
Bankkontoutdrag från det separata bankkontot där första utbetalningen har satts in.
Kopior på fakturor som visar att den första utbetalningen har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda till den sökande organisationens namn.

Över fem miljoner kronor

Om ni har fått över fem miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i tre utbetalningar.

Första utbetalningen följer samma rutin som för under två miljoner (se ovan). För att få ut rekvisition två och tre ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

Delrapport enligt Allmänna arvsfondens mall, underskriven av firmatecknare.
Rekvisition nr två och/eller tre, underskriven av firmatecknare.
Senaste konstituerande protokoll och årsmötesprotokoll.
Bankkontoutdrag från det separata bankkontot där tidigare utbetalningar har satts in.
Kopior på fakturor som visar att första och/eller andra utbetalningen har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda till den sökande organisationens namn.

Beslut fattade från och med 4 juni 2025

Rekvirera inom 24 månader

Ni måste rekvirera alla pengar inom 24 månader från beslutsdatum. Byggnationen ska vara färdigställd och slutrapporterad inom tre år.