Ta fram och läs er ansökan till Allmänna arvsfonden när ni detaljplanerar ert projekt. Kom ihåg att det är den budget, verksamhet, de målgrupper och samarbeten ni beskrev i ansökan som Arvsfondsdelegationen har beslutat om och som gäller.
Gör en Arvsfonden-pärm
Samla alla viktiga dokument för ert projekt och kopior ur bokföringen i en pärm, eller digitalt i en särskild mapp. Skriv på underlagen vad kostnaden avser och på vilket sätt den tillhör projektet.
Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen eller mappen med alla dokument finns.
Kontrollbesök
Varje år kontrollerar vi samtliga projekt på en rad olika sätt. Därutöver gör vi kontrollbesök av cirka vart tionde projekt varje år. Vid ett sådant kontrollbesök får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.
Syftet med kontrollbesöken är att
- vara ett stöd i ekonomiska frågor
- granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt.
Vilka projekt som får genomgå ett kontrollbesök avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om ett projekt har fått en stor summa pengar eller om vi får in tips om oegentligheter.
Vad får ni använda Arvsfondens pengar till?
Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget.
Använd Arvsfondens pengar korrekt
Pengarna från Arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.
Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av
- generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
- Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.
Beslutet innehåller både de generella villkoren och en sammanställning av er beviljade budget.
Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar
Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), skiljt från er organisations övriga pengar.
Om ni gör betalningar i projektet från ett annat konto, till exempel er organisations vanliga ut- och inbetalningskonto, kan ni göra överföringar till detta konto (i förskott eller efterskott). Till exempel i samband med månadsvisa avstämningar av projektet.
Bankkontot får inte användas till pengar från andra finansiärer.
Gör en attestordning
Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får attestera fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som styrelsen godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.
Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstanke om bedrägeri, dels för att minska risken att ni gör felaktiga utbetalningar. Ingen bör attestera sina egna beställningar.
Jämför priser vid större inköp
Det är inte alltid det billigaste alternativet som är bäst, men ni ska kunna motivera varför ni väljer ett visst alternativ.
- Jämför priser när ni gör inköp för större belopp.
- Spara underlagen i er projektpärm.
Undvik jäv
Ni får inte – utan Allmänna arvsfondens skriftliga medgivande – använda fondens pengar till löner och ersättningar till närstående, eller till en person som sitter i styrelsen eller anställd som ansvarar för verksamheten.
- Vilka jävsituationer kan uppstå i projektet?
- Finns det relationer med närstående inom eller mellan er organisation och ert projekt?
- Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.
Vår bedömning av jävssituationer
Utgifter som kräver särskilt beslut
Här är några exempel på vad ni inte får använda Arvsfondens pengar till, utan ett särskilt beslut från oss:
- Kostnader före projektstart.
- Aktiviteter eller resor till, från eller i utlandet.
- Kostnader för utvärdering av projekt
- Kostnader som inte finns med i beviljad budget.
Utgifter som aldrig är okej
Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:
- Kostnader som betalas av annan finansiär.
- Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller liknande.
- Böter, viten, avgångsvederlag och rättegångskostnader.
- Alkohol och tobak.
En fullständig förteckning hittar ni i de generella villkoren.
Generella villkor
Mervärdesskatt (moms) eller inte?
De flesta organisationer som får pengar från Arvsfonden bedriver inte momspliktig verksamhet, och i dessa fall ansöker man om pengar inklusive moms.
Om er organisation bedriver momspliktig verksamhet och ni har ansökt om pengar exklusive moms, är det ändå inte säkert att ni har rätt till momsavdrag för den del av verksamheten som finansieras med pengar från Arvsfonden (alltså ert projekt). För att vara på säkra sidan rekommenderar vi att ni kontaktar Skatteverket för att få vägledning i hur momsen ska hanteras i just ert projekt.
Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?
Om ni inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren, kan Arvsfondsdelegationen avbryta finansieringen och er organisation kan bli återbetalningsskyldig. I de fall vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.
Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.
Fem tips: Så håller ni ordning på bokföringen
1. Använd senaste versionen av redovisningsmallen
Vi uppdaterar löpande de mallar och anvisningar som ni ska använda till er projektredovisning.
- Innan ni börjar redovisa, ladda ner de senaste mallarna.
- Information om hur ni gör den ekonomiska redovisningen finns inlagt i mallen ”Årsrapport ekonomi”.
Mallar för att redovisa projekt
2. Håll isär kostnader med projektkoder
Det är viktigt att ni håller isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet. Ge gärna projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.
3. Gör en förteckning över budgetposterna
Gör en förteckning över vilka konton i bokföringen som avser de olika budgetposterna. Förteckningen underlättar när ni ska följa upp projektets kostnader.
4. Följ upp resultatet mot budget
Gör löpande avstämningar mot er godkända budget. Genom att följa det ekonomiska resultatet i projektet ser ni snabbt om ni behöver göra förändringar i budgeten, till exempel omdisponera budgetposter. I så fall tar ni kontakt med er handläggare.
5. Håll ordning på Arvsfondens pengar
- Blanda aldrig in kostnader som har finansierats av annan part än Arvsfonden i er projektredovisning.
- Redovisa eventuella lönebidrag som intäkt.
- Ni kan ange egen eller annan finansiering i budgeten, för att visa om det finns fler finansiärer i projektet.
Redovisning A–Ö - Så går det till
Här är en lathund om den ekonomiska redovisningen med begrepp och företeelser i bokstavsordning.
Beviljad budget
- Beviljad, eller godkänd, budget är ett maxtak för hur stor kostnad som får belasta projektet per budgetpost.
- I årsrapportens ekonomiska del ser ni om ni har ett överskott.
- Om ni har ett överskott kan ni föreslå en fördelning av kvarvarande pengar att ta in i budgeten för nästkommande projektår.
Deltagarförteckning och program
Efter en konferens eller liknande ska ni bifoga en förteckning över deltagare och program till fakturaunderlagen.
Externa revisorer
- Ni måste anlita en extern auktoriserad eller godkänd revisor.
- Revisorn får inte vara medlem eller anställd i organisationen.
- Revisorn måste använda den mall för revisorns granskning som finns att ladda ner här på webbplatsen.
- Se till att er revisor får den senaste versionen av mallen när ni ger hen uppdraget. Vi uppdaterar alla mallar löpande.
Mallar för att redovisa projekt
Externa tjänster
Om en projektmedarbetare inte får lön från er organisation utan kostnaden i stället faktureras från samarbetsparter eller egen firma, se till att kostnaden då ligger som extern tjänst. Tänk på att det alltid tillkommer moms på externa tjänster.
Lönebidrag
Lönebidrag från Arbetsförmedlingen ska ni alltid bokföra på projektet om det avser en projektmedarbetare. För mer information och regler om lönebidrag hänvisar vi till Arbetsförmedlingen.
Lönenivåer
Lönenivåer och anställningsgrad i er beviljade budget får inte justeras utan skriftligt godkännande från Arvsfonden.
