Ekonomi och redovisa projekt
Det är viktigt att ni håller ordning på ekonomin i ert projekt och använder Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt.
Ta del av våra regler och tips för hur ni tar hand om och redovisar ert projekts ekonomi. Ni är alltid välkomna att kontakta er handläggare om ni är osäkra på något.
Välj er stödform nedan för att läsa vidare.
Välj stödform för ert projekt:
Gå tillbaka till ansökan
Ta fram och läs er ansökan till Allmänna arvsfonden när ni detaljplanerar ert projekt. Kom ihåg att det är den budget, verksamhet, de målgrupper och samarbeten ni beskrev i ansökan som Arvsfondsdelegationen har beslutat om och som gäller.
Gör en Arvsfonden-pärm
Samla alla viktiga dokument för ert projekt och kopior ur bokföringen i en pärm, eller digitalt i en särskild mapp. Skriv på underlagen vad kostnaden avser och på vilket sätt den tillhör projektet.
Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen eller mappen med alla dokument finns.
Kontrollbesök
Varje år kontrollerar vi samtliga projekt på en rad olika sätt. Därutöver gör vi kontrollbesök av cirka vart tionde projekt varje år. Vid ett sådant kontrollbesök får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.
Syftet med kontrollbesöken är att
- vara ett stöd i ekonomiska frågor
- granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt.
Vilka projekt som får genomgå ett kontrollbesök avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om ett projekt har fått en stor summa pengar eller om vi får in tips om oegentligheter.
Vad får ni använda Arvsfondens pengar till?
Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget.
Använd Arvsfondens pengar korrekt
Pengarna från Arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.
Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av
- generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
- Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.
Beslutet innehåller både de generella villkoren och en sammanställning av er beviljade budget.
Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar
Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), skiljt från er organisations övriga pengar.
Om ni gör betalningar i projektet från ett annat konto, till exempel er organisations vanliga ut- och inbetalningskonto, kan ni göra överföringar till detta konto (i förskott eller efterskott). Till exempel i samband med månadsvisa avstämningar av projektet.
Bankkontot får inte användas till pengar från andra finansiärer.
Gör en attestordning
Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får attestera fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som styrelsen godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.
Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstanke om bedrägeri, dels för att minska risken att ni gör felaktiga utbetalningar. Ingen bör attestera sina egna beställningar.
Jämför priser vid större inköp
Det är inte alltid det billigaste alternativet som är bäst, men ni ska kunna motivera varför ni väljer ett visst alternativ.
- Jämför priser när ni gör inköp för större belopp.
- Spara underlagen i er projektpärm.
Undvik jäv
Ni får inte – utan Allmänna arvsfondens skriftliga medgivande – använda fondens pengar till löner och ersättningar till närstående, eller till en person som sitter i styrelsen eller anställd som ansvarar för verksamheten.
- Vilka jävsituationer kan uppstå i projektet?
- Finns det relationer med närstående inom eller mellan er organisation och ert projekt?
- Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.
Vår bedömning av jävssituationer
Utgifter som kräver särskilt beslut
Här är några exempel på vad ni inte får använda Arvsfondens pengar till, utan ett särskilt beslut från oss:
- Kostnader före projektstart.
- Aktiviteter eller resor till, från eller i utlandet.
- Kostnader för utvärdering av projekt
- Kostnader som inte finns med i beviljad budget.
Utgifter som aldrig är okej
Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:
- Kostnader som betalas av annan finansiär.
- Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller liknande.
- Böter, viten, avgångsvederlag och rättegångskostnader.
- Alkohol och tobak.
En fullständig förteckning hittar ni i de generella villkoren.
Mervärdesskatt (moms) eller inte?
De flesta organisationer som får pengar från Arvsfonden bedriver inte momspliktig verksamhet, och i dessa fall ansöker man om pengar inklusive moms.
Om er organisation bedriver momspliktig verksamhet och ni har ansökt om pengar exklusive moms, är det ändå inte säkert att ni har rätt till momsavdrag för den del av verksamheten som finansieras med pengar från Arvsfonden (alltså ert projekt). För att vara på säkra sidan rekommenderar vi att ni kontaktar Skatteverket för att få vägledning i hur momsen ska hanteras i just ert projekt.
Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?
Om ni inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren, kan Arvsfondsdelegationen avbryta finansieringen och er organisation kan bli återbetalningsskyldig. I de fall vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.
Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.
Fem tips: Så håller ni ordning på bokföringen
1. Använd senaste versionen av redovisningsmallen
Vi uppdaterar löpande de mallar och anvisningar som ni ska använda till er projektredovisning.
- Innan ni börjar redovisa, ladda ner de senaste mallarna.
- Information om hur ni gör den ekonomiska redovisningen finns inlagt i mallen ”Årsrapport ekonomi”.
Mallar för att redovisa projekt
2. Håll isär kostnader med projektkoder
Det är viktigt att ni håller isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet. Ge gärna projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.
3. Gör en förteckning över budgetposterna
Gör en förteckning över vilka konton i bokföringen som avser de olika budgetposterna. Förteckningen underlättar när ni ska följa upp projektets kostnader.
4. Följ upp resultatet mot budget
Gör löpande avstämningar mot er godkända budget. Genom att följa det ekonomiska resultatet i projektet ser ni snabbt om ni behöver göra förändringar i budgeten, till exempel omdisponera budgetposter. I så fall tar ni kontakt med er handläggare.
5. Håll ordning på Arvsfondens pengar
- Blanda aldrig in kostnader som har finansierats av annan part än Arvsfonden i er projektredovisning.
- Redovisa eventuella lönebidrag som intäkt.
- Ni kan ange egen eller annan finansiering i budgeten, för att visa om det finns fler finansiärer i projektet.
Redovisning A–Ö - Så går det till
Här är en lathund om den ekonomiska redovisningen med begrepp och företeelser i bokstavsordning.
Beviljad budget
- Beviljad, eller godkänd, budget är ett maxtak för hur stor kostnad som får belasta projektet per budgetpost.
- I årsrapportens ekonomiska del ser ni om ni har ett överskott.
- Om ni har ett överskott kan ni föreslå en fördelning av kvarvarande pengar att ta in i budgeten för nästkommande projektår.
Deltagarförteckning och program
Efter en konferens eller liknande ska ni bifoga en förteckning över deltagare och program till fakturaunderlagen.
Externa revisorer
- Ni måste anlita en extern auktoriserad eller godkänd revisor.
- Revisorn får inte vara medlem eller anställd i organisationen.
- Revisorn måste använda den mall för revisorns granskning som finns att ladda ner här på webbplatsen.
- Se till att er revisor får den senaste versionen av mallen när ni ger hen uppdraget. Vi uppdaterar alla mallar löpande.
Mallar för att redovisa projekt
Externa tjänster
Om en projektmedarbetare inte får lön från er organisation utan kostnaden i stället faktureras från samarbetsparter eller egen firma, se till att kostnaden då ligger som extern tjänst. Tänk på att det alltid tillkommer moms på externa tjänster.
Lönebidrag
Lönebidrag från Arbetsförmedlingen ska ni alltid bokföra på projektet om det avser en projektmedarbetare. För mer information och regler om lönebidrag hänvisar vi till Arbetsförmedlingen.
Lönenivåer
Lönenivåer och anställningsgrad i er beviljade budget får inte justeras utan skriftligt godkännande från Arvsfonden.
Omdisponering
- Omdisponering är när ni flyttar en kostnad från en budgetpost till en annan inom samma projektår.
- Ni ansöker om omdisponeringar i förväg genom att fylla i en särskild mall som ni laddar ner på sidan Mallar för redovisning under rubriken "Vägledning och stöd för ekonomiadministrationen".
- Använd gärna den frivilliga beräkningshjälpen i mallen.
- Er handläggare måste skriftligen godkänna omdisponeringar.
- Skriv ut och spara beslutet och visa det för er externa revisor.
- Efter en omdisponering har ni en ny budget att redovisa utifrån.
Redovisa projektets ekonomiska utfall
Det ekonomiska utfallet är projektets verkliga kostnader som ni ska redovisa till Arvsfonden. Om ni till exempel har hyreskostnader i projektet är det organisationens verkliga kostnad för den del av lokalen som projektet tar i anspråk som ni ska bokföra på projektet. Ni ska kunna styrka kostnaden genom att visa extern faktura och beräkningsgrund för fördelning till projektet.
Överskott och underskott
Det går inte att flytta pengar från ett kommande projektår till ett tidigare. Ni kan alltså inte ”låna” pengar från nästkommande år. Ett projekt får aldrig ha ett underskott – om det skulle uppstå får er organisation själv stå för dessa kostnader.
Ni får inte använda pengar till aktiviteter som inte ingår i projektet eller som inte var med i er ansökan. Om det vid slutredovisning finns pengar över ska ni återbetala dem.
Återbetalning till Arvsfonden
Om det finns pengar över när ni slutredovisar ert projekt ska ni betala tillbaka dessa pengar till Arvsfonden. Återbetalningen gör ni i samband med att ni skickar in er slutrapport. Mottagare är Kammarkollegiet, som förvaltar Allmänna arvsfondens pengar.
Gör inbetalningen till Kammarkollegiets bankgiro 417-6723, och ange projektets namn samt projektets diarienummer.
Gå tillbaka till ansökan
Ta fram och läs er ansökan till Allmänna arvsfonden när ni detaljplanerar ert projekt. Kom ihåg att det är den budget, verksamhet, de målgrupper och samarbeten ni beskrev i ansökan som Arvsfondsdelegationen har beslutat om och som gäller.
Gör en Arvsfonden-pärm
Samla alla viktiga dokument för ert projekt och kopior ur bokföringen i en pärm, eller digitalt i en särskild mapp. Skriv på underlagen vad kostnaden avser och på vilket sätt den tillhör projektet. Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen eller mappen med alla dokument finns.
Kontrollbesök
Varje år kontrollerar vi samtliga projekt på en rad olika sätt. Därutöver gör vi kontrollbesök på cirka vart tionde projekt. Vid ett sådant kontrollbesök får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.
Syftet med kontrollbesöken är att:
- Vara ett stöd i ekonomiska frågor.
- Granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt sätt.
Vilka projekt som får genomgå ett kontrollbesök avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om vi får in tips om oegentligheter.
Vad får Arvsfondens pengar användas till?
Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget.
Använd Arvsfondens pengar korrekt
Pengarna från Arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.
Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av:
- Generella villkor för lokalstöd ur Allmänna arvsfonden.
- Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.
Beslutet innehåller både de generella villkoren och en sammanställning av er beviljade budget. När Arvsfondsdelegationen beslutar om att bevilja ert projekt pengar blir de generella villkoren bindande i tio år.
Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar
Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), skiljt från er organisations övriga pengar.
Om ni gör betalningar i projektet från ett annat konto, till exempel er organisations vanliga ut- och inbetalningskonto, då kan ni göra överföringar till detta konto (i förskott eller efterskott). Till exempel i samband med månadsvisa avstämningar av projektet.
Bankkontot får inte användas till pengar från andra finansiärer.
Gör en attestordning
Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får attestera fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som styrelsen godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.
Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstanke om bedrägeri, dels för att minska risken att ni gör felaktiga utbetalningar. Ingen bör attestera sina egna beställningar.
Undvik jäv
Fundera över om det kan uppstå jävsituationer i projektet? Ni får inte – utan Arvsfondens skriftliga medgivande – anlita närståendes eller eget företag vid byggnationer i projektet.
Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.
Vår bedömning av jävssituationer
Utgifter som aldrig är okej
Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:
- Lös utrustning eller inventarier, till exempel möbler eller vitvaror.
- Administrationskostnader, till exempel kostnader för löner, bygglov, projektering eller arkitekt.
- Kostnader som betalas av annan finansiär.
- Kostnader som uppstod före Arvsfondens beslut.
Mervärdesskatt (moms) och uthyrning av anläggning
Vi har samlat information om moms och uthyrning av anläggning vid lokalstöd, på en egen sida.
Om mervärdesskatt (moms) och uthyrning av anläggning
Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?
Om ni inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren, kan Arvsfondsdelegationen avbryta finansieringen och er organisation kan bli återbetalningsskyldig. I de fall vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.
Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.
Budget och redovisning
- Håll isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet.
- Ge projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.
- Bokför byggnationskostnaderna hos den organisation som är mottagare av Arvsfondens pengar.
- Redovisa inte eget arbete som kostnad i projektet.
- Om ni har ansökt om och beviljats pengar inklusive moms men verksamheten i projektet visar sig vara momspliktig måste ni kontakta er handläggare. Att verksamheten i projektet är momspliktig innebär att man har rätt att återfå momsen förknippad med de kostnader som uppstått i projektet.
- Ladda alltid ner de senaste versionerna av mallar och anvisningar när ni ska redovisa ert projekt. Vi uppdaterar alla mallar löpande.
Mallar för att redovisa projekt
Rekvirera pengar
Ni begär ut (rekvirerar) pengar på den blankett som ni fick med ert beslut. Observera att beslutet kan vara villkorat med att ni ska skicka in ytterligare dokument innan ni kan rekvirera pengarna. Till exempel en kopia på bygglov, ny finansieringsplan eller ett nyttjanderättsavtal.
Det är Kammarkollegiet som betalar ut pengarna till det konto ni anger på rekvisitionen.
Ni måste rekvirera alla pengar inom 18 månader från beslutsdatum. Byggnationen ska vara färdigställd och slutredovisad inom två år.
Under en miljon kronor
Om ni har fått under en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt så betalar vi ut summan som ett engångsbelopp.
Organisationens firmatecknare ska skriva under rekvisitionen. Skicka rekvisitionen till oss tillsammans med:
- Kopia av er organisations stadgar - om de har ändrats sedan ni ansökte om pengar.
- Justerat protokoll från senaste årsmötet eller konstituerande styrelsemötet som visar styrelsens sammansättning och firmatecknare.
Över en miljon kronor
Om ni har fått över en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i två utbetalningar.
Första utbetalningen följer samma rutin som för under en miljon (se ovan). För att få ut andra halvan av pengarna ska ni skicka in följande dokument:
- Rekvisition nr 2, underskriven av firmatecknare.
Kopior på fakturor som visar att första halvan av Arvsfondens pengar har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda i den sökande organisationens namn. - Nytt konstituerande protokoll - om firmatecknare har förändrats sedan ni skickade in den första rekvisitionen.
