Varje år genomför vi kontroller av ett antal projekt. Vid en kontroll får projektet sina ekonomiska underlag granskade av Arvsfondens controllers. Det kan ske på plats eller distans.

Syftet med kontrollerna är att:

• Vara ett stöd i ekonomiska frågor.
• Granska att projekten använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt.

Vilka projekt som får genomgå en kontroll avgörs dels slumpmässigt, dels utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om projektets budget är ovanligt stor.

Vad får ni använda Arvsfondens pengar till?

Ni får bara använda pengarna från Arvsfonden till kostnader som är beviljade i er budget. För att vara säkra på att ni följer detta, kontrollera alltid era kostnader mot budget.

Jämför priser vid större inköp

Det är inte alltid det billigaste alternativet som är bäst, men ni ska kunna motivera varför ni väljer ett visst alternativ.

• Jämför priser när ni gör inköp för större belopp.
• Spara underlagen i er projektpärm.

Undvik jäv

Ni får inte – utan Arvsfondens skriftliga medgivande – använda Arvsfondens pengar till löner och ersättningar till närstående, eller till en person som sitter i styrelsen eller anställd som ansvarar för verksamheten.

• Vilka jävsituationer som kan uppstå i projektet?
• Finns det relationer med närstående inom eller mellan er organisation och ert projekt?
• Ta fram en jävspolicy om ni inte redan har det i er organisation.

Vår bedömning av jävssituationer

Utgifter som kräver särskilt beslut

Här är några exempel på vad ni inte får använda Arvsfondens pengar till, utan ett särskilt beslut från oss:

• Kostnader före projektstart.
• Aktiviteter eller resor till, från eller i utlandet.
• Kostnader för utvärdering av projekt
• Kostnader som inte finns med i beviljad budget.

Utgifter som aldrig är okej

Här är några exempel på vad ni aldrig får använda Arvsfondens pengar till:

• Kostnader som betalas av annan finansiär.
• Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller liknande.
• Böter, viten, avgångsvederlag och rättegångskostnader.
• Alkohol och tobak.

En fullständig förteckning hittar ni i de generella villkoren.

Generella villkor

Mervärdesskatt (moms) eller inte?

De flesta organisationer som får pengar från Arvsfonden bedriver inte momspliktig verksamhet, och i dessa fall ansöker man om pengar inklusive moms.

Om er organisation bedriver momspliktig verksamhet och ni har ansökt om pengar exklusive moms, är det ändå inte säkert att ni har rätt till momsavdrag för den del av verksamheten som finansieras med pengar från Arvsfonden (alltså ert projekt). För att vara på säkra sidan rekommenderar vi att ni kontaktar Skatteverket för att få vägledning i hur momsen ska hanteras i just ert projekt.

Vad händer om ni inte använder Arvsfondens pengar på rätt sätt?

Om ni inte använder pengarna som ni har sagt att ni ska göra, eller om ni bryter mot villkoren, kan Arvsfondsdelegationen avbryta finansieringen och er organisation kan bli återbetalningsskyldig. I de fall vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.

Om det dyker upp omständigheter som gör att ert projekt inte kan fortsätta som planerat, kontakta er handläggare snarast möjligt så kan vi tillsammans försöka hitta en lösning.

Fem tips: Så håller ni ordning på bokföringen

1. Använd senaste versionen av redovisningsmallen

Vi uppdaterar löpande de mallar och anvisningar som ni ska använda till er projektredovisning.

• Innan ni börjar redovisa, ladda ner de senaste mallarna.
• Information om hur ni gör den ekonomiska redovisningen finns inlagt i mallen ”Årsrapport ekonomi”.

Mallar för att redovisa projekt

2. Håll isär kostnader med projektkoder

Det är viktigt att ni håller isär projektets kostnader från de som rör er organisations ordinarie verksamhet. Ge gärna projektets kostnader en särskild projektkod i bokföringen.

3. Gör en förteckning över budgetposterna

Gör en förteckning över vilka konton i bokföringen som avser de olika budgetposterna. Förteckningen underlättar när ni ska följa upp projektets kostnader.

4. Följ upp resultatet mot budget

Gör löpande avstämningar mot er godkända budget. Genom att följa det ekonomiska resultatet i projektet ser ni snabbt om ni behöver göra förändringar i budgeten, till exempel omdisponera budgetposter. I så fall tar ni kontakt med er handläggare.

5. Håll ordning på Arvsfondens pengar

• Blanda aldrig in kostnader som har finansierats av annan part än Arvsfonden i er projektredovisning.
• Redovisa eventuella lönebidrag som intäkt.
• Ni kan ange egen eller annan finansiering i budgeten, för att visa om det finns fler finansiärer i projektet.

Redovisning A–Ö - Så går det till

Här är en lathund om den ekonomiska redovisningen med begrepp och företeelser i bokstavsordning.

Beviljad budget

• Beviljad, eller godkänd, budget är ett maxtak för hur stor kostnad som får belasta projektet per budgetpost.
• I årsrapportens ekonomiska del ser ni om ni har ett överskott.
• Om ni har ett överskott kan ni föreslå en fördelning av kvarvarande pengar att ta in i budgeten för nästkommande projektår.

Deltagarförteckning och program

Efter en konferens eller liknande ska ni bifoga en förteckning över deltagare och program till fakturaunderlagen.

Externa revisorer

• Ni måste anlita en extern auktoriserad eller godkänd revisor.
• Revisorn får inte vara medlem eller anställd i organisationen.
• Revisorn måste använda den mall för revisorns granskning som finns att ladda ner här på webbplatsen.
• Se till att er revisor får den senaste versionen av mallen när ni ger hen uppdraget. Vi uppdaterar alla mallar löpande.

Mallar för att redovisa projekt

Externa tjänster

Om en projektmedarbetare inte får lön från er organisation utan kostnaden i stället faktureras från samarbetsparter eller egen firma, se till att kostnaden då ligger som extern tjänst. Tänk på att det alltid tillkommer moms på externa tjänster.

Lönebidrag

Lönebidrag från Arbetsförmedlingen ska ni alltid bokföra på projektet om det avser en projektmedarbetare. För mer information och regler om lönebidrag hänvisar vi till Arbetsförmedlingen.

Lönenivåer

Lönenivåer och anställningsgrad i er beviljade budget får inte justeras utan skriftligt godkännande från Arvsfonden.

Redovisa projektets ekonomiska utfall

Det ekonomiska utfallet är projektets verkliga kostnader som ni ska redovisa till Arvsfonden. Om ni till exempel har hyreskostnader i projektet är det organisationens verkliga kostnad för den del av lokalen som projektet tar i anspråk som ni ska bokföra på projektet. Ni ska kunna styrka kostnaden genom att visa extern faktura och beräkningsgrund för fördelning till projektet.

Överskott och underskott

Det går inte att flytta pengar från ett kommande projektår till ett tidigare. Ni kan alltså inte ”låna” pengar från nästkommande år. Ett projekt får aldrig ha ett underskott – om det skulle uppstå får er organisation själv stå för dessa kostnader.

Ni får inte använda pengar till aktiviteter som inte ingår i projektet eller som inte var med i er ansökan. Om det vid slutredovisning finns pengar över ska ni återbetala dem.

Återbetalning till Arvsfonden

Om det finns pengar över när ni slutredovisar ert projekt ska ni betala tillbaka dessa pengar till Arvsfonden. Återbetalningen gör ni i samband med att ni skickar in er slutrapport. Mottagare är Kammarkollegiet, som förvaltar Arvsfondens pengar.

Gör inbetalningen till:

• Kammarkollegiets bankgiro 417-6723
• ange projektets namn
• ange projektets diarienummer.