Till innehållet

Ekonomi och redovisa projekt

Det är viktigt att ni håller ordning på ekonomin i ert projekt och använder Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt.

Mallar för redovisning

Ta del av våra regler och tips för hur ni tar hand om och redovisar ert projekts ekonomi. Ni är alltid välkomna att kontakta er handläggare om ni är osäkra på något.

Välj er stödform nedan för att läsa vidare.

Välj stödform för ert projekt:

Gå tillbaka till ansökan

Omdisponering

  • Omdisponering är när ni flyttar en kostnad från en budgetpost till en annan inom samma projektår.
  • Ni ansöker om omdisponeringar i förväg genom att fylla i en särskild mall som ni laddar ner på sidan Mallar för redovisning under rubriken "Vägledning och stöd för ekonomiadministrationen".
  • Använd gärna den frivilliga beräkningshjälpen i mallen.
  • Er handläggare måste skriftligen godkänna omdisponeringar.
  • Skriv ut och spara beslutet och visa det för er externa revisor.
  • Efter en omdisponering har ni en ny budget att redovisa utifrån.

Redovisa projektets ekonomiska utfall

Det ekonomiska utfallet är projektets verkliga kostnader som ni ska redovisa till Arvsfonden. Om ni till exempel har hyreskostnader i projektet är det organisationens verkliga kostnad för den del av lokalen som projektet tar i anspråk som ni ska bokföra på projektet. Ni ska kunna styrka kostnaden genom att visa extern faktura och beräkningsgrund för fördelning till projektet.

Överskott och underskott

Det går inte att flytta pengar från ett kommande projektår till ett tidigare. Ni kan alltså inte ”låna” pengar från nästkommande år. Ett projekt får aldrig ha ett underskott – om det skulle uppstå får er organisation själv stå för dessa kostnader.

Ni får inte använda pengar till aktiviteter som inte ingår i projektet eller som inte var med i er ansökan. Om det vid slutredovisning finns pengar över ska ni återbetala dem.

Återbetalning till Arvsfonden

Om det finns pengar över när ni slutredovisar ert projekt ska ni betala tillbaka dessa pengar till Arvsfonden. Återbetalningen gör ni i samband med att ni skickar in er slutrapport. Mottagare är Kammarkollegiet, som förvaltar Allmänna arvsfondens pengar.

Gör inbetalningen till Kammarkollegiets bankgiro 417-6723, och ange projektets namn samt projektets diarienummer.

Rekvirera pengar

Ni begär ut (rekvirerar) pengar på den blankett som ni fick med ert beslut. Efter den 18 september 2024 kan rekvisitioner mejlas till oss, även om det står på blanketten att den ska postas. Mejla underskriven rekvisition inklusive bilagor till:

rekvisitioner@kammarkollegiet.se

Om ni hellre vill posta rekvisitionen, skicka till:

Kammarkollegiet
Avdelningen för kapitalförvaltning
Box 2218
103 15 Stockholm

Signering

Oavsett om rekvisitionen postas eller mejlas till oss, ska den vara signerad av behörig företrädare. Det finns två sätt att ordna signeringen, om ni väljer att mejla rekvisitionen:

  1. Skriv ut rekvisitionen och låt behörig företrädare skriva under med penna. Skanna sedan in dokumentet och mejla det till oss.
  2. Använd ett verktyg för att signera rekvisitionen digitalt.
    Läs om vilka krav vi ställer på digitala signaturer

Gå tillbaka till ansökan

Beslut fattade innan 18 september 2024

Under en miljon kronor

Om ni har fått under en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt så betalar vi ut summan som ett engångsbelopp.

Organisationens firmatecknare ska skriva under rekvisitionen. Mejla rekvisitionen till rapportering@arvsfonden.se tillsammans med:

  • Kopia av er organisations stadgar - om de har ändrats sedan ni ansökte om pengar.
  • Justerat protokoll från senaste årsmötet eller konstituerande styrelsemötet som visar styrelsens sammansättning och firmatecknare.

Över en miljon kronor

Om ni har fått över en miljon kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i två utbetalningar.

Första utbetalningen följer samma rutin som för under en miljon (se ovan). För att få ut andra halvan av pengarna ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

  • Rekvisition nr 2, underskriven av firmatecknare.Kopior på fakturor som visar att första halvan av Arvsfondens pengar har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda i den sökande organisationens namn.
  • Nytt konstituerande protokoll - om firmatecknare har förändrats sedan ni skickade in den första rekvisitionen.

Beslut fattade från och med 18 september 2024

Under två miljoner kronor

Om ni har fått under två miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt så betalar vi ut summan som ett engångsbelopp.

Organisationens firmatecknare ska skriva under rekvisitionen. Mejla rekvisitionen till rapportering@arvsfonden.se tillsammans med:

  • Kopia av er organisations stadgar
  • Justerat protokoll från det senaste årsmötet eller konstituerande styrelsemötet som visar styrelsens sammansättning och firmatecknare.

Mellan två och fem miljoner kronor

Om ni har fått mellan två och fem miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i två utbetalningar.
Första utbetalningen följer samma rutin som för under två miljoner (se ovan). För att få den andra utbetalningen ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

  • Delrapport enligt Allmänna arvsfondens mall, underskriven av firmatecknare.
  • Rekvisition nummer två, underskriven av firmatecknare.
  • Senaste konstituerande protokoll och årsmötesprotokoll.
  • Bankkontoutdrag från det separata bankkontot där första utbetalningen har satts in.
  • Kopior på fakturor som visar att den första utbetalningen har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda till den sökande organisationens namn.

Över fem miljoner kronor

Om ni har fått över fem miljoner kronor för att genomföra ert lokalstödsprojekt delar vi upp pengarna i tre utbetalningar.

Första utbetalningen följer samma rutin som för under två miljoner (se ovan). För att få ut rekvisition två och tre ska ni mejla in följande dokument till rapportering@arvsfonden.se:

  • Delrapport enligt Allmänna arvsfondens mall, underskriven av firmatecknare.
  • Rekvisition nr två och/eller tre, underskriven av firmatecknare.
  • Senaste konstituerande protokoll och årsmötesprotokoll.
  • Bankkontoutdrag från det separata bankkontot där tidigare utbetalningar har satts in.
  • Kopior på fakturor som visar att första och/eller andra utbetalningen har använts till byggnationen. Fakturorna ska vara ställda till den sökande organisationens namn.
Hjälpte informationen på denna sida dig?
Sidan uppdaterades 2024-09-18.