Frågor och bilagor i årsrapport för projektstöd

Fyll i den ekonomiska årsrapporten

I slutet av e-tjänsten kommer vi be er att ladda upp er ekonomiska årsrapport. Då vill vi att ni använder excel-mallen nedan. I flik 1 finns anvisningar för hur mallen ska fyllas i.

Årsrapport ekonomi för projektstöd Excel, 427 kB. (Excel, 427 kB)

I e-tjänsten kommer vi be er att ladda upp två versioner av den ekonomiska årsrapporten:

1. Som en redigerbar Excel-fil.
2. En version av den ekonomiska årsrapporten, som er behöriga företrädare och er revisor har signerat. Det räcker att flik 2 i rapporten signeras och laddas upp.

Avsnitt i e-tjänsten

Det går att klicka på varje avsnitt här nedan, för att se vilka frågor som finns i repektive del av e-tjänsten.

Era uppgifter

Genomförande - hur har ni arbetat under året

Erfarenheter och lärdomar

Planering - vad ni ska göra nästa projektår

Målgruppen - den grupp som projektet är till för

Överlevnad - den nytta som finns kvar efter projektet

Allmänna arvsfondens generella villkor

Övrigt

Bilagor till årsrapporten

Behörig företrädare

Uppgifter om behörig företrädare

Sammanställning

Länk till e-tjänsten för att skicka in ansökan

Det finns en grön knapp med länk till inloggning längst ner på den här webbsidan. Systemet uppdateras regelbundet och det kan finnas risk att information som sparas utan att skickas in raderas. Se därför till att förbereda era svar innan ni loggar in i e-tjänsten.

Era uppgifter

På denna sida i e-tjänsten berättar du vilket projekt det handlar om, och du lämnar även era kontaktuppgifter.

Ert projekt

Här lämnar ni följande uppgifter:

• Projektets namn.
• Projektets diarienummer.
  (ADEL i versaler och ett mellanslag följt av löpnummer på 1-5 siffror, ett bindestreck och årtal med fyra siffror).
• Ange vilket projektår ni rapporterar för: Projektår 1, 2 eller 3.
  Om projektet startade för ett år sedan, är det projektår 1 som ni ska rapportera för. Om ni har drivit projektet i två år är det projektår 2 som ni ska rapportera för. Men om ni har genomfört ert sista projektår ska ni inte skicka in en årsrapport - då ska ni istället skicka in en slutrapport.

Er organisation

Här lämnar ni följande uppgifter:

• Startdatum och slutdatum för perioden som redovisas.
• Organisationens namn.
• Organisationsnummer.
• Eventuell avdelning eller resultatenhet.
  
• c/o - adress.
• Postadress.
• Postnummer.
• Postort.

Kontaktuppgifter

Du behöver också fylla i dina kontaktuppgifter. Vi kommer att skicka meddelanden och frågor om årsrapporten till dig.

• Ditt namn.
• Din e-postadress.
• Ditt telefonnummer.

Sedan får du svara på om du är projektledare för projektet. Om det är en annan person än du som är projektledare ska du ange projektledarens kontaktuppgifter. Projektledaren kommer via e-post få samma meddelanden om årsrapporten som du får.

• Projektledarens namn.
• Projektledarens e-postadress.
• Projektledarens telefonnummer.

Genomförande - hur har ni arbetat under året

Här ska ni besvara frågor om hur ni har arbetat under året.

1. Vad har ni gjort i projektet för att nå målen?

Ge exempel på era viktigaste aktiviteter under projektåret. Beskriv hur aktiviteterna bidrar till att nå era mål. Maximalt 2000 tecken inklusive blanksteg.

Har något ändrats jämfört med er tidigare projektplan?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om ni svarar Ja får ni också besvara följande fråga:

Beskriv vad som har ändrats jämfört med er ursprungliga plan och varför det har blivit en förändring.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

2. Vilka har ni samarbetat med?

Skriv kontaktuppgifter till en kontaktperson inom varje organisation som projektet har samarbetat med under projektåret:

• Organisationens namn.
• Kontaktpersonens namn.
• Kontaktpersonens e-postadress.
• Kontaktpersonens telefonnummer.

3. Vad har samarbetsorganisationerna gjort för att hjälpa er att nå målen?

Beskriv vad samarbetsorganisationerna har bidragit med i projektet och vilka roller de har haft hittills. Maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Vi har en styrgrupp där personer från brukarorganisationen och kommunens fritidsförvaltning deltar. De personerna har hjälpt oss med utformningen av projektet och har även informerat om projektet i sina nätverk.

Har något ändrats från er plan som gäller den eller de ni samarbetar med?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om ni svarar Ja får ni också besvara följande fråga:

Beskriv vad som har ändrats jämfört med er ursprungliga plan och varför det har blivit en förändring.

Maximalt 500 tecken inklusive blanksteg.

Erfarenheter och lärdomar

Här ska ni besvara frågor om era erfarenheter och lärdomar.

4. Vad har gått bra i projektet?

Beskriv några framgångar. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Vi genomförde en konferens och det kom deltagare från brukarorganisationer som vi inte haft kontakt med tidigare. Vi har också lyckats med att locka flera deltagare ur målgruppen än vad vi trodde. Vi har utökat vårt nätverk med flera kommuner. På konferensen knöt vi kontakt med en elevhälsochef som har gett oss ingångar till att komma och besöka skolor.

5. Vad har inte gått så bra i projektet?

Beskriv svårigheter och utmaningar som ni har hanterat i projektet. Berätta också om ni har hittat lösningar till dessa utmaningar. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Projektet riktar sig både mot ungdomar med och utan funktionsnedsättning. Det har varit svårare att locka dem som har funktionsnedsättning. Vi frågade några som först hade visat intresse och utifrån deras svar har vi förändrat aktiviteterna för att göra projektet mer attraktivt för alla.

6. Vad har ni lärt er under året som ni vill använda nästa år?

Beskriv några lärdomar. Maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Det har tagit längre tid att skapa utbildningen än vad vi hade planerat, men den har blivit mycket bättre än vad vi hade tänkt. Vi tror att det beror på att målgruppen har haft stort inflytande i projektet och styrt utbildningens innehåll och det sätt som vi genomfört den på.

Planering - vad ni ska göra nästa projektår

Här ska ni berätta vad ni planerar att göra under nästa projektår.

7. Vad ska ni göra nästa år för att nå målen?

Ge exempel på de viktigaste aktiviteterna ni planerar att göra nästa projektår. Beskriv hur aktiviteterna bidrar till era mål. Maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg.

Vill ni ändra något i er projektplan?

Välj ett av alternativen:

• Ja, vi kommer att göra ändringar i vår projektplan.
• Nej, vi behöver inte göra några ändringar i vår projektplan.

Om ni svarar Ja på frågan ovan får ni också besvara denna fråga:

Beskriv vad ni vill ändra i er projektplan och varför.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Målgruppen - den grupp som projektet är till för

Här ställer vi frågor om projektets målgrupp.

8. Vilken är projektets målgrupp?

Beskriv den specifika målgrupp som ni har i projektet. Skriv maximalt 300 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Vår specifika målgrupp är ungdomar med neuropsykiatrisk funktionsnedsättning.

Har ni ändrat er specifika målgrupp under året?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om ni svarar Ja på frågan ovan får ni också besvara denna fråga:

Beskriv varför ni har ändrat er specifika målgrupp under året.

Maximalt 750 tecken inklusive blanksteg.

9. Hur många personer har deltagit i projektets aktiviteter?

Skriv hur många personer ur Allmänna arvsfondens målgrupper som har varit med på era aktiviteter under det senaste projektåret. Om det är svårt att veta exakt antal, gör en ungefärlig uppskattning.

Hjälptext: Uppge antalet personer i heltal och inte i spann. Som exempel skriver du talet 175 och inte 150-200.

Här finns fält för att skriva in antal personer inom fondens fyra målgrupper.

• Antal barn 0-11 år
• Antal ungdomar 12-25 år
• Antal personer som fyllt 26 år med funktionsnedsättning
• Antal äldre personer som fyllt 65 år

Om ni skriver in antal personer för en målgrupp, öppnas det upp fält för att ange könsfördelning inom den gruppen:

• Varav kvinnor - skriv antal i procent
• Varav män - skriv antal i procent
• Varav annan könstillhörighet - skriv antal i procent
• Kan ej uppge könsfördelning

10. Hur är personer ur målgruppen med och bestämmer i projektet?

Fråga 10 består av två delfrågor.

a) Markera de roller som personer ur målgruppen har haft i projektet.

Ni kan kryssa i flera alternativ.

• Deltagare
• Användare/mottagare (till exempel använt en app, lyssnat på föredrag eller sett film)
• Ledare
• Volontärer
• Mentorer
• Ambassadörer
• Föreläsare
• Artister/skådespelare/konstnärer/musiker/författare
• Representanter i referensgrupp
• Representanter i styrgrupp
• Anställda i projektet
• Ledamöter i er organisationens styrelse
• Grundare av ny förening eller ny sektion av förening
• Annan roll

Om du klickar i valet "Annan roll" får du också besvara denna fråga:

Du valde "annan roll". Berätta vilken roll det handlar om.

Maximalt 200 tecken inklusive blanksteg.

b) Beskriv hur personer ur målgruppen har haft inflytande i projektet.

Maximalt 500 tecken inklusive blanksteg.

Överlevnad - den nytta som finns kvar efter projektet

11. Handlar den här årsrapporten om ert första projektår av ett treårigt projekt?

Välj svar för att se vilka frågor ni sedan ska besvara.

• Ja
• Nej

Om ni svarar Ja, det vill säga att ni rapporterar för ert första projektår, behöver ni inte besvara frågor om projektets överlevnad vid denna rapportering. Hoppa till fråga 14.

Om ni svarar Nej får ni besvara fråga 12 och fråga 13.

12. Vad kommer att finnas kvar efter projektet?

Fråga 12 består av flera delfrågor.

a) Beskriv hur ni och andra kommer att kunna fortsätta att använda de resultat, erfarenheter och den kunskap som ni har fått under projektet.

Maximalt 2000 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Träningsgrupperna består och fortsätter träna. Nya ledare kommer att utbildas i den studiecirkelverksamhet som vi kommer att ha tillsammans med studieförbundet. Boendena kommer att kunna lägga till träningsformen som en ny aktivitet till sitt utbud. Den metodhandbok som projektet har tagit fram, finns att ladda ner gratis på föreningens webb. Vi kommer att fortsätta erbjuda utbildningar på boenden om hur man kan använda metoden. Vi har redan nu utbildat personal på tre boenden och märker att det finns ett intresse för utbildningen.

b) Markera hur resultat från projektet kommer att fortsätta finnas kvar efter projektets slut.

Ni kan kryssa i flera alternativ.

• Metod eller arbetssätt
• Ny verksamhet
• Utbildning eller studiecirkel
• Webbplats, app eller annan digital lösning
• Tjänst som kommer att säljas
• Produkt, till exempel en bok, som kommer att säljas
• På annat sätt

Om du klickar i valet "På annat sätt" kommer du få besvara denna fråga:

Du valde "annat sätt". Beskriv på vilket annat sätt som resultat och lärdomar från projektet kommer att finnas kvar efter projektets slut.

Maximalt 500 tecken.

c) Markera de aktörer som kommer att ansvara för att projektets resultat fortsätter finnas kvar efter projektets slut.

Ni kan kryssa i flera alternativ.

• Er organisation (stödmottagaren för projektet)
• Kommun
• Region
• Annan offentlig huvudman
• Förening som bildats till följd av projektet
• Annan förening
• Nätverk som bildats till följd av projektet
• Annat nätverk
• Företag som bildats till följd av projektet
• Annat företag
• Någon annan aktör

Om du klickar i valet "Någon annan aktör" kommer du få svara på denna fråga:

Du valde "någon annan aktör". Berätta vilken aktör det är.

Maximalt 200 tecken inklusive blanksteg.

13. Vilka ska betala kostnaderna?

Om det som lever vidare efter projektet kommer att kosta pengar, beskriv den planerade finansieringen av det fortsatta arbetet. Maximalt 1000 tecken.

Exempel: Befintlig personal på boendena kommer att leda träningsgrupper, så det kommer att ingå i deras ordinarie budget. Föreningens verksamhetsstöd kan täcka de kostnader som uppstår för att uppdatera metodhandboken och informationen på hemsidan. De flesta ledare arbetar ideellt. Studieförbundet kan bidra med hjälp till nya ledarutbildningar.

Allmänna arvsfondens generella villkor

Här ställer vi frågor som rör våra villkor för projektstöd. På länkarna nedan kan ni läsa om:

• Generella villkor för stöd
• Jävssituationer
• Demokrativillkor - demokratisk grund och struktur

14. Finns det något som kan uppfattas som jäv mellan projektet, er organisation och projektets externa parter?

Fråga 14 består av två delfrågor.

a) Beskriv om det finns personliga relationer mellan de som är anställda i projektet och styrelsemedlemmarna eller cheferna i er organisation.

Maximalt 700 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: En person i vår styrelse är bror till projektledaren. Dessutom har en chef i vår organisation en dotter som ska anställas i projektet.

b) Beskriv om det finns personliga relationer mellan er organisation och de samarbetsorganisationer eller leverantörer som får del av projektets pengar.

Maximalt 700 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Vår ordförandes make är anställd i det företag som ska bygga vår webbplats.

15. Har det hänt något som påverkar era möjligheter att leva upp till våra villkor?

Fråga 15 består av två delfrågor.

a) Beskriv om det har hänt några förändringar i projektet, eller i er organisation, som påverkar era möjligheter att genomföra projektet enligt de villkor som rör demokratisk struktur. Maximalt 500 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Det var enbart styrelsen som deltog på årsmötet och beslutade om val av revisor. Vi har också ändrat stadgarna så att deltagare i föreningens aktiviteter automatiskt blir medlemmar i föreningen.

b) Beskriv om det har skett något i projektet, eller i er organisation, som kan uppfattas som förtroendeskadande och påverkar era möjligheter att genomföra projektet enligt de villkor som rör demokratisk grund. Maximalt 500 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: En inbjuden föreläsare framförde odemokratiska åsikter vid ett seminarium som vi arrangerade inom ramen för projektet.

Övrigt

Det här är sista frågan innan vi går vidare till att bifoga bilagor och ange behöriga företrädare.

16. Finns det något mer som ni vill berätta om ert projekt?

Om det finns något ytterligare som är viktigt att informera om, har ni möjlighet att göra det här. Maximalt 750 tecken inklusive blanksteg.

Bilagor till årsrapporten

Se till att förbereda alla bilagor innan ni loggar in i e-tjänsten.

Ekonomisk årsrapport

Använd excel-mallen "Årsrapport ekonomi för projektstöd" som finns att ladda ner högre upp på denna sida.

Gå till rubriken "Fyll i den ekonomiska årsrapporten".

Ni behöver ladda upp två versioner av den ekonomiska årsrapporten:

1. Ladda upp den ekonomiska årsrapporten som en redigerbar Excel-fil.
   Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp en fil med dessa filändelser: xls eller xlsx.
2. Ladda upp en version av den ekonomiska årsrapporten, som er behöriga företrädare och er revisor har signerat. Det räcker att flik 2 i rapporten signeras och laddas upp här.
   Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg och png.
   

Du kan läsa om vilka krav vi ställer på signaturer på webbsidan Signera rapporter och rekvisitioner.

Revisorns granskningsrapport

Ladda upp revisorns granskningsrapport.

Maxstorlek: 5 MB.Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg och png.

Du kan läsa om vilka krav vi ställer på signaturer på webbsidan Signera rapporter och rekvisitioner.

Utdrag från bankkontot

Ladda upp ett utdrag från bankkontot som visar att pengarna från Allmänna arvsfonden hålls avskilda från era andra pengar under hela projektåret. Om ni är offentlig huvudman behöver ni inte ladda upp något här.

Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

Stadgar

Ladda upp en kopia av organisationens stadgar. Dokumentets filnamn ska ange vilket år stadgarna är antagna. Om ni är offentlig huvudman ska ni ladda upp er arbetsordning eller delegationsordning (gäller istället för stadgar).

Maxstorlek är 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

Är filen större än 5 MB?

Om dokumentet med stadgar är större än 5 MB och inte kan laddas upp, kan dokumentet mejlas till oss istället. Klicka i så fall i detta svarsalternativ: "Stadgarna mejlas till rapportering@arvsfonden.se i efterhand."

Årsredovisning

Ladda upp organisationens senaste årsredovisning eller verksamhetsberättelse med ekonomisk berättelse. Ekonomisk berättelse måste innehålla både resultat- och balansräkning. Året som årsredovisningen gäller ska framgå av filnamnet.

Maxstorlek 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

Är filen större än 5 MB?

Om årsredovisningen är större än 5 MB och inte kan laddas upp, kan dokumentet mejlas till oss istället. Klicka i så fall i detta svarsalternativ: "Årsredovisningen mejlas till rapportering@arvsfonden.se i efterhand."

Årsmötesprotokoll

Ladda upp det senast justerade och undertecknade årsmötesprotokollet som visar att ni har genomfört årsmötet enligt stadgarna. Det ska framgå namn och eventuell funktion på de personer som är valda till styrelse och revisor. Datum för årsmötet ska framgå av filnamnet. Offentlig huvudman? Ladda upp ett dokument med namn på den eller de personer som är behörig företrädare.

Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

Styrelsemötesprotokoll

Ladda upp undertecknat och justerat protokoll från ert senaste konstituerande styrelsemöte. Protokollet ska visa den valda styrelsens sammansättning och behöriga företrädare (firmatecknare). Namn, funktion och behörighet måste framgå. Datum för styrelsemötet ska framgå av filnamnet.

Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

Registreringsbevis för stiftelser

Är er organisation en stiftelse? Ladda i så fall upp en kopia av ert senaste registreringsbevis från Länsstyrelsen. Styrelsens sammansättning, behöriga företrädare (firmatecknare) och adress ska överensstämma med styrelsebeslut i protokoll och uppgifterna i ansökan.

Maxstorlek: 5 MB. Du kan ladda upp filer med dessa filändelser: pdf, jpg, jpeg, png, doc, docx, xls eller xlsx.

• Ladda upp projektets budget. Använd vår budgetmall som finns att ladda ner under rubriken "Fyll i budgetmallen" ovan. Maxstorlek: 5 MB.
• Ladda upp organisationens senaste årsredovisning, eller verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse. Ekonomisk berättelse ska innehålla både resultat- och balansräkning. Året som årsredovisningen gäller ska framgå av filnamnet. Maxstorlek: 5 MB.
• Ladda upp organisationens stadgar. Året som stadgarna antogs eller senast ändrades ska framgå av filnamnet. Maxstorlek: 5 MB.
• Ladda upp årsmötesprotokoll och styrelsemötesprotokoll. Det ska vara undertecknade och justerade protokoll som visar att ni har genomfört årsmötet enligt stadgarna, styrelsens sammansättning och behöriga företrädare (firmatecknare). Namn, funktion/titel och behörighet måste framgå. Datum för mötet ska framgå av filnamnen.
  Är ni en offentlig organisation? Ladda i så fall upp ett dokument med namn på den eller de personer som är behörig företrädare. Maxstorlek: 5 MB.
• Är er organisation en stiftelse? Ladda i så fall upp en kopia av ert senaste registreringsbevis från Länsstyrelsen. Styrelsens sammansättning, behöriga företrädare (firmatecknare) och adress ska överensstämma med styrelsebeslut i protokoll och uppgifterna i ansökan. Maxstorlek: 5 MB.

Behörig företrädare

Den eller de personer som är utsedda att vara er organisations behöriga företrädare (firmatecknare), ska signera årsrapporten. Det ska framgå av underlagen som ni skickar in i e-tjänsten (till exempel stadgar eller justerade protokoll) vem som ska teckna firma för er organisation. Om det är två personer som tillsammans ska teckna firma, ska båda dessa personer signera årsrapporten.

Om det är någon annan än du som skickar in årsrapporten som är behörig företrädare (firmatecknare), kommer den eller dessa personer att få ett e-postmeddelande om att årsrapporten kan signeras. Det är inte förrän dessa har signerat, som årsrapporten kommer in till vårt ärendehanteringssystem och kan börja handläggas av oss.

Är du behörig att underteckna ansökan?

Här får den som är inloggad i e-tjänsten välja mellan följande alternativ:

• Ja, jag är behörig företrädare (firmatecknare) och det räcker att jag undertecknar årsrapporten
• Ja, jag är behörig att tillsammans med ytterligare behörig företrädare (firmatecknare) underteckna årsrapporten
• Nej, behörig företrädare (firmatecknare) ska underteckna årsrapporten

Uppgifter om behörig företrädare

Här ska du fylla i uppgifter om den person som är behörig företrädare (firmatecknare) och som ska underteckna årsrapporten. Det är viktigt att du skriver korrekt personnummer för företrädare. Om du skickar in rapporten med ett personnummer som inte stämmer, behöver du tyvärr fylla i e-tjänsten på nytt och skicka in igen.

Observera: även om du inte är behörig företrädare (firmatecknare) kommer du att behöva underteckna med e-legitimation i samband med att du skickar in årsrapporten i e-tjänsten.

För varje behörig företrädare anger du:

• Namn
• Personnummer
• E-postadress

Sammanställning

Det här är en sammanställning av de uppgifter du angett i e-tjänsten. När du signerar intygar du att alla lämnade uppgifter är korrekta. Läs därför igenom noga och försäkra dig om att du fått med allt innan årsrapporten skickas in.

Du kommer att kunna hämta och ladda ner en pdf med uppgifterna under "Min sida" när du skickat in.

När du skickar in årsrapporten

I nästa steg signerar du rapporten i Kammarkollegiets system med din e-legitimation (BankID eller Freja eID+) och skickar in. Det kan ta någon minut för ditt ärende att läsas in. Stanna kvar och vänta på ett svar som kommer att visas i webbläsaren.

Nästa steg

När du kommer till en webbsida som tackar för din inskickade årsrapport, ska du också ha fått ett e-postmeddelande till den e-postadress som du angett. Om du har angett att en annan person än du är projektledare, kommer e-postmeddelandet också att skickas till projektledaren.

Om behöriga företrädare ska signera

Om du har angett att behöriga företrädare (firmatecknare) behöver signera är det först när de behöriga företrädarna har signerat årsrapporten, som den inkommer till Allmänna arvsfonden och kan börja handläggas av oss.

Behöriga företrädare får ett e-postmeddelande med en länk till "Min sida". När företrädaren klickar på länken får hen, genom Kammarkollegiets system, logga in på Min sida med sin e-legitimation (BankID eller Freja eID+). Efter inloggningen kan hen se och ladda ner en sammanställning av ärendet samt de bilagor som bifogats årsrapporten. Sedan kan företrädaren signera årsrapporten med sin e-legitimation i Kammarkollegiets system.