Frågor i slutrapporten (lokalstöd)

Avsnitt i e-tjänsten

Det går att klicka på varje avsnitt här nedan, för att se vilka frågor som finns i repektive del av e-tjänsten "Skicka in slutrapport för projektstöd".

Era uppgifter

Byggnationen

Verksamheten

Målgruppens delaktighet

Förändringar och lärdomar

Allmänna arvsfondens generella villkor

Bilagor till slutrapporten

Behörig företrädare

Uppgifter om behörig företrädare

Sammanställning

Länk till e-tjänsten för att skicka in slutrapporten

Det finns en grön knapp med länk till inloggning längst ner på den här webbsidan.

Era uppgifter

På denna sida i e-tjänsten berättar du vilket projekt det handlar om, och du lämnar även era kontaktuppgifter.

Ert projekt

Här lämnar ni följande uppgifter:

• Projektets namn
• Projektets diarienummer
  (ADEL i versaler och ett mellanslag följt av löpnummer på 1-5 siffror, ett bindestreck och årtal med fyra siffror)
  Förklaring: Diarienumret står i ert beslut om stöd. Om ni inte hittar diarienumret, kontakta er handläggare på Arvsfonden.

Er organisation

Här lämnar ni följande uppgifter:

• Organisationens namn
• Organisationsnummer
  
• Eventuell c/o - adress
• Postadress
• Postnummer
• Postort
• Webbadress (om ni har en webbplats/hemsida)
• E-postadress till organisationen
  Observera: Vi kommer att kontakta er för framtida uppföljningar. Ange en e-postadress som er organisation kommer att bevaka under hela förbindelseperioden (vanligtvis 10 år efter beslut om lokalstöd). Om ni måste ändra e-postadress under förbindelseperioden, meddela oss.
  

Kontaktuppgifter

Fyll i dina kontaktuppgifter. Vi kommer att skicka meddelanden och frågor om slutrapporten till dig.

• Ditt namn.
• Din e-postadress.
• Ditt telefonnummer.

Byggnationen

På denna sida i e-tjänsten ställer vi frågor om det som ni har byggt.

Vad har ni byggt?

Berätta vad ni har byggt för Allmänna arvsfondens pengar. Om det ni byggt för Arvsfondens pengar är del av något större, berätta också om det som byggts i sin helhet. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Exempel: Arvsfondens medel har gått till en hinderbana som del av en större aktivitetspark. Då ska ni berätta om hur det gått med byggnationen av både hinderbanan och aktivitetsparken.

Är alla om-, till- och nybyggnationer som Arvsfondsdelegationen beviljade stöd för, inklusive eventuella godkända ändringar, klara?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om du svarar Nej dyker detta meddelande upp i e-tjänsten:

"Ni kan inte slutredovisa förrän byggnationen som Allmänna arvsfonden har beviljat stöd för är genomförd. Kontakta er handläggare. "

Hur är lokalen eller anläggningen tillgänglig?

Beskriv hur lokalen eller anläggningen är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Verksamheten

På denna sida i e-tjänsten ställer vi frågor om verksamheten som byggnationen skulle möjliggöra.

Har ni kommit i gång med verksamheten som byggnationen skulle möjliggöra?

Välj något av alternativen:

• Ja, helt
• Ja, delvis
• Nej inte alls

Om du svarar "Ja, delvis" får du besvara denna fråga:

Beskriv vilka delar av verksamheten som ännu inte har kommit igång och er plan för hur dessa delar ska komma igång. Vilka åtgärder och aktiviteter krävs och när kommer ni att genomföra dem?

Maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg.

Om du svarar "Nej, inte alls" får du besvara denna fråga:

Beskriv er plan för hur verksamheten ska komma igång. Vilka åtgärder och aktiviteter krävs och när kommer ni att genomföra dem?

Maximalt 1500 tecken inklusive blanksteg.

Om du har svarat att verksamheten kommit igång helt eller delvis, får du också besvara frågor om verksamheten:

Drivs verksamheten (som byggnationen har möjliggjort) organiserat eller spontant?

Välj något av alternativen:

• Organiserat
• Spontant
• Både organiserat och spontant

Förklaring: Med organiserad verksamhet menar vi ledarledda aktiviteter. Med spontan verksamhet menar vi aktiviteter som målgrupperna kan göra på egen hand utan ledare.

Exempel: På föreningens nya utegym är verksamheten främst spontan men föreningen anordnar en gång i veckan ett träningstillfälle tillsammans med en gyminstruktör. I detta exempel väljs svarsalternativet ”Både organiserat och spontant.”

Om du har svarat att verksamheten drivs organiserat får du berätta mer, genom nedanstående två frågor:

Beskriv den organiserade verksamheten som byggnationen har möjliggjort, och hur ofta den bedrivs (antal timmar, dagar eller tillfällen per vecka, månad eller år) per målgrupp.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Förklaring: Allmänna arvsfondens målgrupper:

• barn 0 - 11 år
• ungdomar 12 år - 25 år
• personer som har fyllt 26 år och har en funktionsnedsättning
• äldre personer som har fyllt 65 år

Hur många personer har deltagit i organiserade aktiviteter?

Ange hur många unika individer som deltar i verksamheten under en genomsnittlig vecka under ordinarie säsong. Ange också könsfördelningen i procent. Om det är svårt att veta exakt, gör en ungefärlig uppskattning.

Mer information: Uppge antalet personer i heltal och inte i spann. Exempel: skriv talet 175 och inte 150-200. Könsfördelningen ska anges i procent.

I e-tjänsten finns fält för att skriva in antal personer inom fondens fyra målgrupper.

• Antal barn 0-11 år
• Antal ungdomar 12-25 år
• Antal personer som fyllt 26 år med funktionsnedsättning
• Antal äldre personer som fyllt 65 år

Om ni skriver in antal personer för en målgrupp, öppnas det upp fält för att ange könsfördelning inom den gruppen:

• Varav kvinnor - skriv antal i procent
• Varav män - skriv antal i procent
• Varav annan könstillhörighet - skriv antal i procent
• Kan ej uppge könsfördelning

Om du har svarat att verksamheten drivs spontant får du berätta mer, genom nedanstående två frågor:

Beskriv den spontana verksamheten som byggnationen har möjliggjort.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Hur många spontana besök?

Uppskatta totalt antal besök i lokalen eller anläggningen för spontana aktiviteter i genomsnitt per vecka under ordinarie säsong. Skriv antal besök, inte unika individer. Om en person har besökt anläggningen tre gånger samma vecka, räknas det som tre besök.

Mer information: Uppge antalet personer i heltal och inte i spann. Exempel: skriv talet 175 och inte 150-200. Om det är svårt att veta exakt antal, gör en ungefärlig uppskattning.

Målgruppens delaktighet

I det här avsnittet får ni berätta hur ni har arbetat med målgruppernas delaktighet. Ni får också berätta hur ni kommer att arbeta med delaktighet framåt.

Hur har målgruppen påverkat verksamheten?

Beskriv hur målgrupperna för detta projekt har fått vara med och påverka planeringen och uppstarten av verksamheten. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Hur kommer målgruppen kunna påverka den fortsatta verksamheten?

Beskriv hur ni ser till att målgrupperna kommer kunna påverka den fortsatta verksamheten. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Förklaring: Att målgruppen har möjlighet att påverka den fortsatta verksamheten är ett krav ni förbundit er till. Här vill vi förstå hur ni tänker säkerställa detta under den fortsatta förbindelsetiden.

Förändringar och lärdomar

Här får ni svara på frågor om hur det gick att genomföra projektet. Vi är intresserade av att få veta

• om något ändrades jämfört med er ursprungliga plan
• om något oväntat hände
• vilka lärdomar ni fått.

Skedde det några förändringar under genomförande av projektet jämfört med er ursprungliga plan?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om du svarar Ja får du också besvara följande fråga:

Berätta vad som ändrades och hur ni hanterade det.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Förklaring: Det kan handla om att ni inte genomförde en viss del av projektet som tänkt eller att något oväntat hände som påverkade era möjlighet att genomföra projektet enligt plan.

Exempel: En målgrupp visade större intresse än tänkt och vi fick utbilda fler tränare för att möta målgruppernas behov.

Blev det några avvikelser i utfallet (förbrukning av medel) jämfört med beviljad budget?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om du svarar Ja får du också besvara följande fråga:

Förklara anledningen till avvikelserna mot beviljad budget.

Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Förklaring: Det kan handla om avvikelser i utfallet jämfört med budgeten för projektet. Det kan också handla om avvikelser vad gäller annan eller egen finansiering. Vi behöver inte veta detaljerade avvikelser inom budgetposter som exempelvis: ”Markarbetet blev dyrare än tänkt, därför valde vi en billigare variant av fyllnadsmassa.”

Vill ni berätta om några lärdomar från projektet?

Berätta gärna om positiva och negativa erfarenheter som inte kommit med i era tidigare svar. Maximalt 1000 tecken inklusive blanksteg.

Sedan visas en informationsruta i e-tjänsten med nedanstående text:

Allmänna arvsfondens generella villkor

På den här sidan ställer vi frågor som rör våra villkor för lokalstöd. På länkarna nedan kan ni läsa om:

• Generella villkor för stöd
• Jävssituationer
• Demokrativillkor - demokratisk grund och struktur

Vet er nuvarande styrelse att byggnationen har finansierats med pengar ur Allmänna arvsfonden?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om du svarar Ja visas denna informationstext:

"Se till att ni har arbetssätt för att hålla informationen om detta levande även om styrelsen byts ut. Det kan till exempel vara en stående punkt på ert årsmöte. Det är styrelsen som ansvarar för att ni lever upp till de villkor som gäller för stöd från Allmänna arvsfonden under hela förbindelsetiden, vanligtvis 10 år. Om kraven inte uppfylls kan ni komma att bli återbetalningsskyldiga."

Om du svarar Nej visas denna informationstext:

"Ni har åtagit er att driva verksamheten under hela förbindelsetiden, vanligtvis i 10 år. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att detta fullföljs. Det är mycket viktigt att styrelsen känner till och hålls uppdaterad om att byggnationen har finansierats med pengar från Allmänna arvsfonden och vad detta innebär. Det kan till exempel vara en stående punkt på ert årsmöte. Om kraven inte uppfylls kan ni komma att bli återbetalningsskyldiga."

Förstår er nuvarande styrelse vilka krav som Allmänna arvsfondens beslut och generella villkor ställer på verksamheten?

Välj något av alternativen:

• Ja
• Nej

Om du svarar Nej får du också besvara denna fråga:

Kommentera ert svar:

Fritextfält.

Finns det något i projektet som kan uppfattas som jäv?

a) Beskriv om det finns närståenderelationer mellan styrelsen och markägare.

b) Beskriv om det finns närståenderelationer mellan er organisation och de leverantörer som har fått ta del av projektets pengar.

Förklaring: En närståenderelation är den du har till make, sambo, förälder, mor- och farförälder, barn och barns make, barnbarn, syskon, syskons make och barn. Till barn räknas även bonusbarn och familjehemsplacerade barn.

Bilagor till slutrapporten

Vid slutrapportering granskar vi både er beskrivande och er ekonomiska rapportering. Vi granskar även att ni lever upp till Allmänna arvsfondens demokrativillkor. Därför behöver vi ett antal bilagor från er, för att vi ska kunna handlägga er slutrapport.

Behörig företrädare

Den eller de personer som är utsedda att vara er organisations behöriga företrädare (firmatecknare), ska signera slutrapporten. Det ska framgå av underlagen som ni skickar in i e-tjänsten (till exempel stadgar eller justerade protokoll) vem som ska teckna firma för er organisation. Om det är två personer som tillsammans ska teckna firma, ska båda dessa personer signera rapporten.

Om det är någon annan än du som skickar in slutrapporten som är behörig företrädare (firmatecknare), kommer den eller dessa personer att få ett e-postmeddelande om att rapporten kan signeras. Det är inte förrän dessa har signerat, som slutrapporten kommer in till vårt ärendehanteringssystem och kan börja handläggas av oss.

Är du behörig att underteckna rapporten?

Här får den som är inloggad i e-tjänsten välja mellan följande alternativ:

• Ja, jag är behörig företrädare (firmatecknare) och det räcker att jag undertecknar slutrapporten
• Ja, jag är behörig att tillsammans med ytterligare behörig företrädare (firmatecknare) underteckna slutrapporten
• Nej, behörig företrädare (firmatecknare) ska underteckna slutrapporten

Uppgifter om behörig företrädare

Här ska du fylla i uppgifter om den person som är behörig företrädare (firmatecknare) och som ska underteckna slutrapporten. Det är viktigt att du skriver korrekt personnummer för företrädare. Om du skickar in rapporten med ett personnummer som inte stämmer, behöver du tyvärr fylla i e-tjänsten på nytt och skicka in igen.

Observera: även om du inte är behörig företrädare (firmatecknare) kommer du att behöva underteckna med e-legitimation i samband med att du skickar in slutrapporten i e-tjänsten.

För varje behörig företrädare anger du:

• Namn
• Personnummer
• E-postadress

Sammanställning

Det här är en sammanställning av de uppgifter du angett i e-tjänsten. När du signerar intygar du att alla lämnade uppgifter är korrekta. Läs därför igenom noga och försäkra dig om att du fått med allt innan slutrapporten skickas in.  Vi kan inte handlägga rapporten om den inte är komplett.

När du skickar in slutrapporten

I nästa steg signerar du rapporten och skickar in. Det kan ta någon minut för ditt ärende att läsas in. Stanna kvar och vänta på ett svar som kommer att visas i webbläsaren.

Sedan kommer du på "Min sida" att kunna ladda ner en en pdf-fil med uppgifterna du skickat in, men du kommer inte kunna göra några ändringar.

E-postmeddelanden

När du kommer till en webbsida som tackar för din inskickade slutrapport, ska du också ha fått ett e-postmeddelande till den e-postadress som du angett. Om du har angett att en annan person än du är projektledare, kommer e-postmeddelandet också att skickas till projektledaren.

Om behöriga företrädare ska signera

Om du har angett att behöriga företrädare (firmatecknare) behöver signera är det först när de behöriga företrädarna har signerat slutrapporten, som den inkommer till Allmänna arvsfonden och kan börja handläggas av oss.

Behöriga företrädare får ett e-postmeddelande med en länk till "Min sida". När företrädaren klickar på länken får hen, genom Kammarkollegiets system, logga in med sin e-legitimation (BankID eller Freja eID+). Efter inloggningen kan hen se och ladda ner en sammanställning av ärendet samt de bilagor som bifogats rapporten. Sedan kan företrädaren signera slutrapporten med sin e-legitimation i Kammarkollegiets system.