Alla projekt är unika, och hur snabbt eller långsamt ni tar er till projektets mål är olika. Hur ni gör det ser också olika ut. Men vägen dit ska alltid innehålla de steg vi listar här:
- beslut
- introduktionsdag
- rekvirera pengar
- byggnation
- slutredovisa ert projekt
- uppföljning efter 4 år
- uppföljning efter 10 år.
Beslut
Det beslut vi skickar ut med beskedet att ert lokalstödsprojekt får pengar från Arvsfonden, innehåller flera viktiga dokument som ni ska hålla reda på:
- beslut
- sammanställning av godkänd budget
- förbindelse om tioårsåtagande
- generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
- rekvisition/er (observera att en rekvisition är en värdehandling)
- inbjudan till introduktionsdag
- information om slutredovisning.
Introduktionsdag
Alla projekt som får pengar från Arvsfonden blir inbjudna till en obligatorisk introduktionsdag som äger rum i Stockholm. Om ni inte är baserade i Stockholms län är en viss summa av era projektpengar öronmärkta för resa och eventuellt boende i samband med introduktionsdagen. Vi bjuder in en person från varje projekt att delta.
Rekvirera pengar
Ni måste rekvirera, det vill säga begära ut, de pengar ni får för ert lokalstödsprojekt inom 18 månader från beslutsdatumet. Ni rekvirerar pengarna på den särskilda blankett som ni fick med ert beslut.
Byggnation
Vi har inga krav på att ni ska rapportera till oss under själva byggnationen, så länge allt går enligt den plan som vi har godkänt. Men om det uppstår förändringar som påverkar projektet måste ni höra av er till er handläggare. Exempel på förändringar kan vara:
- förseningar
- problem med övrig finansiering
- omfördelning i tidigare godkänd budget
- anstånd med att rekvirera pengar
- ändra datum för att slutredovisa.
Slutredovisa ert projekt
Senast två år efter att ni fått beslutet om ert lokalstödsprojekt ska ni slutredovisa. Börja med att ladda ner de senaste mallarna för att slutredovisa lokalstöd. Det är tre mallar:
- slutrapport för lokalstöd
- ekonomisk redovisning för lokalstöd
- mall för revisors granskning av lokalstöd.
Ni fyller själva i slutrapport och ekonomisk redovisning. En godkänd eller auktoriserad revisor ska sedan kontrollera att ni har använt Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt och i enlighet med beslutet. Revisorn fyller sina iakttagelser i en granskningsrapport. En viss summa av era projektpengar är öronmärkta för att täcka kostnad för revisor.
Mer information om att redovisa lokalstöd
Mallar för att redovisa projekt
Uppföljning efter 4 och 10 år
I och med att ni tar emot pengar från Arvsfonden förbinder ni er att genomföra den verksamhet som startar i lokalen eller anläggningen ni bygger under minst tio år. Våra controllers och handläggare följer upp verksamheten efter fyra år, och sedan igen efter tio år. Uppföljningen sker genom att ni besvarar en enkät vi skickar ut.
Det vi följer upp är att ni genomför den verksamhet som ni beskrev när ni ansökte om pengar, och som låg till grund för beslutet. Vi tar även referenser från er kommun.
Viktigt om uppföljningen
- Meddela er handläggare om ni byter adress.
- Håll er styrelse informerad om Arvsfondens krav på uppföljning så att ni kan svara på frågorna efter fyra och tio år.
Om ni inte besvarar frågorna eller om ni har brutit mot beslutet och/eller Arvsfondens generella villkor kan ni bli återbetalningsskyldiga för delar av eller hela beloppet ni fått för ert projekt.
