Kontroll innan en organisation får pengar

Innan en organisation får pengar ur Arvsfonden genomför vi flera kontroller av den sökande organisationen och den planerade verksamheten. Några av dessa är att:

• Ta referenser på organisationen, det planerade projektet och verksamheten. Vi vänder oss till exempel till kommunen, andra samhällsaktörer och samarbetsparter.
• Granska sökande organisationens protokoll, stadgar och årsredovisning. Vi granskar också den kostnadsbudget som organisationen lämnar in tillsammans med ansökan.
• Genomföra en kontroll för att se om organisationen har obetalda skulder.

Om organisationen får sin ansökan godkänd och det handlar om ett stort belopp, delar vi upp utbetalningen av pengar i flera omgångar. För formen projektstöd måste vi godkänna organisationens årsrapport för föregående projektår innan de kan få utbetalning av pengar för nästkommande år.

Kontroll efter att en organisation får pengar

Flera av de projekt som får pengar ur Arvsfonden får sina ekonomiska underlag kontrollerade av Arvsfondens controllers. Den ekonomiska kontrollen görs i vissa fall på plats hos organisationen som fått pengar, och i vissa fall på distans. Syftet med kontrollen är både att vara ett stöd i ekonomiska frågor, och att kontrollera att projektet använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt. Urvalet av vilka projekt vi besöker görs delvis slumpmässigt och delvis utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om ett projekt har fått en stor summa pengar.

Arvsfonden genomför även mindre kontroller i samtliga projekt som har beviljats pengar. Dessa kontroller sker en eller flera gånger under projekttiden. Syftet med de mindre kontrollerna är att:

• följa upp att projektet använder Arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt
• kontrollera att Arvsfondens pengar är insatta på ett separat bankkonto och inte har lånats ut till organisationens övriga verksamhet eller till någon annan.

Mervärdesskatt (moms)

När en organisation ansöker om pengar är det viktigt att fundera på om pengar ska sökas inklusive eller exklusive moms.

Icke momspliktig verksamhet

När det handlar om icke momspliktig verksamhet ska organisationen ansöka om stöd inklusive moms. De flesta organisationer som får pengar från Arvsfonden bedriver inte momspliktig verksamhet.

Momspliktig verksamhet

När det handlar om momspliktig verksamhet ska organisationen ansöka om stöd exklusive moms. En organisation som bedriver momspliktig verksamhet har inte alltid rätt till momsavdrag för den del av verksamheten som finansieras med pengar från Arvsfonden. För att veta säkert rekommenderar vi organisationen att kontakta Skatteverket.

Revisors granskning

Alla projekt granskas av en godkänd eller auktoriserad revisor utifrån Arvsfondens anvisningar för revisorer. Revisorn tittar bland annat på om de kostnader som organisationen har rapporterat stämmer överens med beslutet från Arvsfonden och de budgetposter som man lämnade in i samband med ansökan. Revisorn granskar också att organisationen följer Arvsfondens generella villkor.

Om pengarna används fel

En organisation som får pengar ur Arvsfonden ska använda pengarna enligt godkänd budget och Arvsfondens generella villkor. Om en organisation inte använder pengarna på ett korrekt sätt kan den bli återbetalningsskyldig. I de fall där Arvsfonden misstänker brott gör vi en polisanmälan.