Om organisationen får sin ansökan godkänd och det handlar om ett stort belopp, delar vi upp utbetalningen av pengar i flera omgångar. För stödformen projektstöd måste vi godkänna organisationens årsrapport för föregående projektår innan de kan få utbetalning av pengar för nästkommande år.
Minst två personer från de organisationer som beviljas medel deltar på ett obligatoriskt introduktionssamtal med sin handläggare. En av dessa ska vara firmatecknare för organisationen. Organisationen ska även se de utbildningsfilmer vi tagit fram för nya projekt, och som förklarar Allmänna arvsfondens regler och villkor.
Kontroll efter att en organisation får pengar
Samtliga projekt som får pengar ur fonden får sina ekonomiska underlag för varje projektår kontrollerade. Kontrollerna genomförs av såväl handläggare, controllers som externa revisorer.
Projektbesök
Handläggarna utför årligen projektbesök av pågående projekt. Syftet med projektbesöken är bland annat att följa upp hur projektets verksamhet fortlöper och delta på aktiviteter för att se målgruppens delaktighet.
Kontrollbesök
Controllerfunktionen utför årligen fördjupade kontroller av utvalda projekt. Vilka projekt som hamnar i urvalet görs delvis slumpmässigt och delvis utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning, till exempel om ett projekt har fått en stor summa pengar eller om vi får in tips om oegentligheter.
Den fördjupade kontrollen görs i vissa fall på plats hos organisationen som fått pengar, och i vissa fall på distans. Syftet med kontrollen är både att vara ett stöd i ekonomiska frågor, och att kontrollera att projektet använder fondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt. Vid kontrollen granskas även organisationens attestordning och om det finns närståendeförhållanden.
Övriga kontroller
Vi genomför även andra typer av kontroller i samtliga projekt som har beviljats pengar. Dessa kontroller sker löpande under projekttiden. Syftet med dessa kontroller är att
- följa upp att projektet använder Allmänna arvsfondens pengar på ett riktigt och effektivt sätt
- kontrollera att fondens pengar är insatta på ett separat bankkonto
- kontrollera att fondens pengar inte har lånats ut till organisationens övriga verksamhet eller till någon annan (Projekt som drivs med stödformen projektstöd ska därför inkomma med kontoutdrag för samtliga månader varje projektår.)
- bevaka händelser hos Skatteverket och Kronofogdemyndigheten som kan leda till att projekt avbryts i förtid.
I samband med projektens årsrapportering tas referenser på organisationen, projektet och verksamheten för att säkerställa att projektet genomförs i linje med beslut och beviljad budget. Vi vänder oss till exempel till kommunen, andra samhällsaktörer och samarbetsparter.
Revisors granskning
Alla projekt granskas av en godkänd eller auktoriserad revisor utifrån Allmänna arvsfondens anvisningar för revisorer. Anvisningarna är framtagna i samråd med Föreningen Auktoriserade Revisorer (FAR). Vi kontrollerar att revisorn är registrerad hos Revisorsinspektionen som är den myndighet som utövar tillsyn av revisorer.
Revisorn tittar bland annat på om de kostnader som organisationen har rapporterat stämmer överens med beslutet från Arvsfondsdelegationen och de budgetposter som man lämnade in i samband med ansökan. Revisorn rapporterar även andra iakttagelser, till exempel om organisationen har lämnat in sin inkomstdeklaration till Skatteverket, om det finns kostnadsräntor på skattekontot och om någon företrädare har näringsförbud.
Om pengarna används fel
En organisation som får pengar ur fonden ska använda pengarna enligt godkänd budget och Allmänna arvsfondens generella villkor. Om en organisation inte använder pengarna på ett korrekt sätt kan projektet avbrytas och organisationen kan bli återbetalningsskyldig.
Misstanke om oegentligheter
Om vi misstänker att en organisation, dess företrädare eller anställda i projekt handlar i strid med tillämpliga lagar eller villkor gör vi en fördjupad granskning. En fördjupad granskning kan innebära att vi begär in underlag eller genomför kontroller på organisations- och/eller personnivå.
Om vi misstänker brott gör vi en polisanmälan.
Anmäla oegentligheter i projekt
På vår webbplats redovisar vi vilka organisationer som har beviljats stöd och vad de ska genomföra i projekten. Denna tydlighet och transparens bidrar till att vi ibland får in information från externa personer, om att det kan finnas någon form av missförhållanden i ett pågående arvsfondsprojekt. Sådan information tar vi på stort allvar och undersöker alltid noga.
Har du information om ett pågående projekt som finansieras med stöd från fonden, men där det förekommer eventuella oegentligheter eller brister vill vi gärna att du anmäler det till oss.
Anmäla oegentligheter och felaktig användning av pengar
