Generella villkor

Om en organisation får sin ansökan om pengar beviljad, blir Allmänna arvsfondens generella villkor bindande.

Generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden-Bilaga till Arvsfondsdelegationens beslut

Ändamål och villkor

1. Projektstöd lämnas för det ändamål som framgår av Arvsfondsdelegationens beslut.

2. Villkor för projektstöd framgår av beslutet och de generella villkoren. Arvsfondsdelegationen kan ställa ytterligare villkor, till exempel om stödmottagaren önskar disponera medlen på annat sätt.

3. För lokalstöd finns kompletterande villkor i punkterna 8, 18-22, 33, 35 och 36.

Giltighet

4. Genom att rekvirera medel godtar stödmottagaren samtliga villkor.

5. Om Arvsfondsdelegationen beslutar att ändra dessa villkor kommer stödmottagaren att få ta del av de nya villkoren, som därefter blir gällande från nästa tillfälle denne rekvirerar medel från Arvsfonden.

Information om projektet

6. Vid information om projektet ska det framgå att det genomförs med stöd ur Allmänna arvsfonden. Arvsfondens logotyp ska framträda på ett tydligt sätt både i tryckt och elektroniskt material.

Logotypen kan hämtas från Arvsfondens hemsida, www.arvsfonden.se/logotyp.

Rekvisition av medel

7. När Arvsfondsdelegationen beslutat om projektstöd eller godkänt stödmottagarens årsrapport kan medel betalas ut på begäran av stödmottagaren som ska rekvirera medel på Arvsfondens blankett.

8. Till den första rekvisitionen av lokalstöd ska bifogas en förbindelse av stödmottagaren att följa villkor enligt punkt 19.

9. Rekvisitionen ska vara undertecknad av firmatecknare och skickas in i original. Arvsfondsdelegationen kan begära in dokument som styrker behörigheten för firmatecknare som har undertecknat rekvisitionen.

10. Ett beslut om projektstöd upphör att gälla om en rekvisition inte har skickats in inom den tid som anges i beslutet. En ny ansökan om projektstöd måste då skickas in.

Utbetalning och skyldighet att hålla medlen avskilda

11. Medel betalas ut endast till stödmottagarens bankgiro eller plusgirokonto.

12. Stödmottagaren är skyldig att hålla mottagna medel avskilda om inte annat anges i beslutet.

Om projektstöd tas emot på ett allmänt konto för inbetalningar ska det utan dröjsmål föras över till ett konto för projektet där det särskilda ändamålet framgår. Kontot får endast användas för projektstöd ur Allmänna arvsfonden.

Medlen ska hållas innestående på kontot, utan att sammanblandas med andra tillgångar, tills de används för avsett ändamål.

Projektkostnader

13. Projektets kostnader ska kunna hänföras till ansökan som ligger till grund för beslutet om projektstöd och eventuell senare skriftlig överenskommelse mellan Arvsfondsdelegationen och stödmottagaren.

14. Projektstöd får endast användas på det sätt som framgår av beslutet och för kostnad som är skälig. För att stödmottagaren ska få disponera medlen på annat sätt krävs Arvsfondsdelegationens skriftliga medgivande.

15. Endast om det anges i beslutet får projektstöd användas för

  • kostnader som uppstått före första beslutet
  • aktiviteter eller resor utomlands
  • kostnader för utvärdering av projektet.

16. Endast med Arvsfondsdelegationens skriftliga medgivande får projektstöd användas för löner och ersättningar till närstående till

  • person som företräder stödmottagaren
  • person som har ansvar för verksamheten.

17. Projektstöd får aldrig användas för

  • kostnader som betalas av annan finansiär
  • individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller motsvarande
  • böter, andra penningstraff, viten eller rättegångskostnader
  • alkohol eller tobak
  • andra gåvor än representations- eller reklamgåvor för högst 225 kronor inklusive moms per person och år.
  • ingående moms när stödmottagaren är skyldig att redovisa moms för projektverksamheten.

18. Lokalstöd får härutöver inte användas för

  • arkitekt-, projekterings- eller bygglovskostnader
  • stödmottagarens egna kostnader för projektledning.

Tioårsåtagande vid lokalstöd

19. Stödmottagare som beviljats stöd till lokaler eller anläggningar är skyldig att under minst tio år använda den lokal eller den anläggning som stödet avser för det ändamål och med de villkor som förutsattes när stödet beviljades.

Lokalen eller anläggningen får under den perioden inte säljas eller på annat sätt överlåtas.

20. Efter ansökan från stödmottagaren kan Arvsfondsdelegationen besluta om undantag från villkoren om det föreligger särskilda skäl.

Projektets redovisning

21. Projektverksamhet som avser lokalstöd inleds vid Arvsfondsdelegationens beslut och pågår under 24 månader.

Annan projektverksamhet indelas i projektår om tolv månader. Det första projektåret inleds den första i månaden närmast efter Arvs- fondsdelegationens beslut. Senare projektår inleds månaden efter det att närmast föregående projektår löpt ut.

Datum när en projektverksamhet eller ett projektår börjar eller slutar får ändras endast med Arvsfondsdelegationens skriftliga medgivande.

22. Stödmottagaren ska skriftligen redovisa hur medlen använts i en årsrapport, i en slutrapport för projektstöd eller i en slutrapport för lokalstöd. Redovisning ska lämnas senast den dag som anges i beslutet.

23. En redovisning ska vara undertecknad av firmatecknare och skickas in i original.

24. En redovisning ska innehålla de uppgifter som efterfrågas i Arvsfondsdelegationens blanketter eller mallar. Stödmottagaren ska även lämna det underlag som Arvsfondsdelegationen begär för granskning av redovisningen.

25. Redovisning ska ske mot den budget som godkänts för projektet. Eventuella avvikelser ska anges och kommenteras.

26. Till redovisningen ska ett revisorsintyg bifogas. Revisorns granskning ska följa Arvsfondsdelegationens anvisningar. Intyget ska vara undertecknat av revisorn och skickas in i original.

Revisorn ska vara kvalificerad (godkänd eller auktoriserad av Revisorsnämnden eller certifierad av Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer, SKYREV).

27. Stödmottagaren ska redovisa projektets ekonomiska utfall. Bokföring ska ske så att projektets totala kostnader och intäkter direkt kan utläsas. Tillämpliga bokföringsregler ska följas.

Arvsfondsdelegationen godkänner inte utdrag ur hela stödmottagarens balans- eller resultaträkning som redovisning.

28. Årsrapport med revisorsintyg och ansökan om fortsatt projektstöd ska skickas in i separata dokument.

Återbetalningsskyldighet

29. Medel som inte har förbrukats, projektets överskott, ska återbetalas senast när slutrapport ska lämnas in.

Återbetalning ska ske till Kammarkollegiets bankgiro nr 417‑6723. Vid inbetalning anges diarienummer och projektnamn tydligt.

Avbrytande av projekt

30. Om ett projekt drivs i strid mot villkoren kan Arvsfondsdelegationen besluta att avbryta finansieringen av projektet.

Återkrav

31. Om Arvsfondsdelegationen anser att stödmottagaren ska betala tillbaka hela eller del av projektstödet, kan ärendet komma att överlämnas till Kammarkollegiet som beslutar i frågan.

32. Projektstöd ska betalas tillbaka om

  • stödet inte har förbrukats inom angiven tid eller för avsett ändamål
  • stödmottagaren inte inom föreskriven tid har lämnat redovisning av hur medlen har använts eller underlag som behövs för granskningen
  • stödmottagaren genom att lämna oriktiga uppgifter eller på annat sätt har förorsakat att stöd ur fonden har lämnats felaktigt eller med för högt belopp och stödmottagaren borde ha insett detta.

33. Lokalstöd ska dessutom återbetalas om

  • användningen av lokalen eller anläggningen ändras utan Arvsfondsdelegationens tillstånd
  • lokalen eller anläggningen utan Arvsfondsdelegationens tillstånd säljs eller på annat sätt överlåts inom en tioårsperiod.

Granskning och kontrollbesök

34. Arvsfondsdelegationen, eller vid återkrav Kammarkollegiet, kan besöka (kontrollbesök), revidera eller utvärdera varje verksamhet som finansierats med stöd ur Allmänna arvsfonden. Myndigheterna kan även begära in kopior av räkenskaper och övrigt underlag som rör projektstödets användning.

35. Arvsfondsdelegationen kontrollerar om en lokal eller anläggning används för avsett ändamål och med de villkor som angavs när stödet beviljades. Uppföljningen sker normalt fyra och tio år efter beslutet om lokalstöd.

Kontakta Arvsfondsdelegationen vid viktigare förändringar

36. Stödmottagaren ska kontakta Arvsfondsdelegationen om

  • projektstarten försenas så att den planerade verksamheten under projektåret inte kan genomföras helt eller delvis
  • stödmottagaren behöver göra ändring i projektet, till exempel en omfördelning mellan budgetposter
  • projektledningen byts ut helt eller delvis
  • stödmottagaren ändrar uppgift om adress, telefon eller e-post för sig eller sin kontakperson
  • stödmottagaren behöver ytterligare tid med sin redovisning
  • stödmottagaren avser att begära undantag från villkor i förbindelse om tioårsåtagande (jämför punkt 19).

Ange alltid diarienummer vid kontakt med Arvsfondsdelegationen.

Introduktionsdag

37. Det är obligatoriskt för projektledare eller person som företräder stödmottagaren att närvara på en introduktionsdag under det första projektåret.

Ord och uttryck

Beslut, Arvsfondsdelegationens beslut om projektstöd.

Lokalstöd, projektstöd till anläggningar eller lokaler och viss utrustning.

Medel, det projektstöd (pengar) som stödmottagaren beviljats.

Närstående, make, förälder, mor- och farförälder; barn och barns make, barnbarn; syskon, syskons make och barn. Med make avses även sambo, med barn även styvbarn och fosterbarn.

Person som företräder stödmottagaren (firmatecknare) är till exempel styrelseledamot som enligt stadgar, registerutdrag, årsmötes- eller styrelseprotokoll får teckna stödmottagarens firma.

Person som har ansvar för verksamheten är till exempel verksamhetschef eller projektledare.

Projektstöd, de medel (pengar) som stödmottagaren beviljats.

Projektår, avser annan verksamhet än lokalstöd och är period om tolv kalendermånader som inleds den första i månaden efter ett beslut om projektstöd eller, vid flerårsprojekt, som följer närmast efter ett tidigare projektår.

Rekvisition, stödmottagarens begäran om ut- betalning från Allmänna arvsfonden.

Stödmottagare, den som ansökt om och beviljats stöd ur Allmänna arvsfonden enligt beslut av Arvsfondsdelegationen.

Frågor om villkoren

Frågor om villkoren kan ställas till Kammarkollegiet, Arvsfondsdelegationsenheten
Telefon: 08-700 08 00 (växel)

E-post: info@arvsfonden.se