Tidslinje – från start till mål
Hur en tidslinje för ett projekt ser ut är olika beroende på om ni driver ett projekt med projektstöd eller lokalstöd.
Välj er stödform för att läsa vidare.
Välj stödform för ert projekt:
Projektet startar
Det automatiska startdatumet för ett projekt med stödformen projektstöd är den första dagen i månaden efter Arvsfondsdelegationens beslut. Om ni har funderingar kring projektstarten är ni välkomna att kontakta er handläggare.
Men observera att redan från och med beslutsdagen ska ni följa Allmänna arvsfondens generella villkor för projektstöd. Läs villkoren mycket noga och kontakta er handläggare om det är något som ni inte förstår.
Första rekvisitionen
När ni skickar in den första rekvisitionen (begär ut pengar) börjar det på riktigt.
Om er organisations firmatecknare har ändrats sedan ni skickade in ansökan måste ni skicka med kopior av protokoll som styrker den ändringen.
Redovisning varje år
Ni ska redovisa ert projekt var tolfte månad och vid projektets avslut. Det är viktigt att ni inte har några projektutgifter före projektets startdatum.
- Från och med startdatumet räknat är varje projektår tolv månader.
- Redovisningsdatum hittar ni i ert beslut.
Tänk på att ni kan ha kommit överens med er handläggare om andra redovisningsdatum, till exempel om ni har flyttat fram projektets startdatum.
Villkor och budget – två viktiga dokument
I beslutet om ert projekt hittar ni Arvsfondens generella villkor för projektstöd. Villkoren börjar gälla direkt när Arvsfondsdelegationen har beslutat att ert projekt ska få pengar från fonden.
I beslutet finns också en sammanställning av den godkända budgeten. Det här är två dokument som ni behöver ha koll på under hela projektets gång.
Introduktion
När ni har fått pengar för att driva ett projekt skickar vi information om introduktionssamtal samt en länk till en obligatorisk film för nya projektledare.
Mer information om introduktionen
Exempel på hur ett treårigt projekt kan se ut
Månad 1–36
Viktigt under hela projekttiden:
- Samla styrgrupp, arbetsgrupp, referensgrupp med flera.
- Upprätta en projektdagbok där ni skriver in alla aktiviteter ni gör i projektet.
- Stäm löpande av utgifter mot budget.
- Ansök om omdisponering om det behövs.
- Se över era projektaktiviteter.
Månad 1–3
Förankring och planering:
- Bjud in projektets samarbetsparter.
- Skapa en projektpärm (eller en digital motsvarighet).
- Flytta fram startdatum om det behövs.
- Skicka in första rekvisitionen.
- Förankra projektet i den egna organisationen, särskilt styrelsen.
- Kontrollera att målgruppen är med.
- Ta fram en detaljerad aktivitetsplan för de närmaste månaderna.
- Information till traditionella medier och i sociala medier.
- Information till revisorn om när första redovisning ska ske och anvisningar för revisorn.
- Rekrytering och anställning av personal.
- Ordna avtal för lokal.
Månad 11–12
Snart dags att redovisa – börja i tid!
- Ladda ner de senaste mallarna för att redovisa projektstöd.
- Stäm av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen och anvisningar.
Månad 14
Dags att skicka in redovisning, den ska innehålla:
- årsrapport för projektstöd
- årsrapport för ekonomi
- granskningsrapport från revisorn.
Allt skickas på samma gång direkt till Allmänna arvsfonden.
Månad 23-24
Nu är det snart dags för den andra årsrapporten – börja i tid!
- Ladda ner de senaste mallarna för att redovisa projektstöd.
- Stäm av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen och anvisningar.
Månad 26
Dags att skicka in redovisning, den ska innehålla:
- årsrapport för projektstöd
- årsrapport för ekonomi
- granskningsrapport från revisorn.
Allt skickas på samma gång direkt till Allmänna arvsfonden.
Månad 34
Dags att slutredovisa ert projekt – börja i tid! När ni skriver er slutredovisning kan det vara bra att tänka på följande:
- Ladda ner den senaste mallen för att slutredovisa projektstöd.
- Beskriv vad ni har gjort och hur ni har genomfört era aktiviteter.
- Beskriv vad som har fungerat bra och vad som inte har gått att genomföra enligt plan.
- Beskriv vad som lever vidare efter projektet utan Arvsfondens pengar och hur målgruppen är fortsatt delaktig.
Månad 38
Skicka in slutredovisningen till Allmänna arvsfonden den ska innehålla:
- slutrapport för projektstöd
- slutrapport för ekonomin
- revisorns granskningsrapport.
Finns det kvar pengar från projektstödet? Det kallas kvarvarande medel och ska alltid betalas in till Kammarkollegiet.
Från start till mål
Alla projekt är unika, och hur snabbt eller långsamt ni tar er till projektets mål är olika. Hur ni gör det ser också olika ut. Men vägen dit ska alltid innehålla de steg vi listar här:
- beslut
- introduktion
- rekvirera pengar
- byggnation
- slutredovisa ert projekt
- uppföljning efter 4 år
- uppföljning efter 10 år.
Beslut
Datumet då Arvsfondsdelegationen beslutar att ert projekt ska få pengar från fonden är också det automatiska startdatumet för ert projekt. Från och med beslutsdagen ska ni följa Allmänna arvsfondens generella villkor.
Det beslut vi skickar med beskedet att ert lokalstödsprojekt får pengar från Arvsfonden, innehåller flera viktiga dokument som ni ska hålla reda på:
- beslut
- sammanställning av godkänd budget
- generella villkor för lokalstöd ur Allmänna arvsfonden
- rekvisition/er (observera att en rekvisition är en värdehandling)
- inbjudan till introduktionsdag
- information om slutredovisning.
Introduktion
När ni har fått pengar för att driva ett projekt skickar vi information om introduktionssamtal samt en länk till en obligatorisk film för nya projektledare.
Mer information om introduktionen
Rekvirera pengar
Ni måste rekvirera, det vill säga begära ut, de pengar ni får för ert lokalstödsprojekt inom 18 månader från beslutsdatumet. Ni rekvirerar pengarna på den särskilda blankett som ni fick med ert beslut.
Byggnation
Om det uppstår förändringar som påverkar projektet måste ni höra av er till er handläggare. Exempel på förändringar kan vara:
- förseningar
- problem med övrig finansiering
- omfördelning i tidigare godkänd budget
- anstånd med att rekvirera pengar
- ändra datum för att slutredovisa.
Delrapportering av ert projekt
Om ni har fått beslut om nytt projekt 18 september 2024 eller senare har vi krav på att ni ska delrapportera ert projekt i samband med andra och tredje rekvisitionen. Ni ska då fylla i en mall och mejla in mallen tillsammans med underskriven rekvisition och obligatoriska underlag.
Slutredovisa ert projekt
Senast tre år efter att ni fått beslutet om ert lokalstödsprojekt ska ni slutredovisa. Börja med att ladda ner de senaste mallarna för att slutredovisa lokalstöd. Det är tre mallar:
- slutrapport för lokalstöd
- ekonomisk redovisning för lokalstöd
- mall för revisors granskning av lokalstöd.
Ni fyller själva i slutrapport och ekonomisk redovisning. En godkänd eller auktoriserad revisor ska sedan kontrollera att ni har använt Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt och i enlighet med beslutet. Revisorn fyller sina iakttagelser i en granskningsrapport. En viss summa av era projektpengar är öronmärkta för att täcka kostnad för revisor.
Mer information om att redovisa lokalstöd
Mallar för att redovisa projekt
Uppföljning efter 4 och 10 år
I och med att ni tar emot pengar från Arvsfonden förbinder ni er att genomföra den verksamhet som startar i lokalen eller anläggningen ni bygger under minst tio år. Våra controllers och handläggare följer upp verksamheten efter fyra år, och sedan igen efter tio år. Uppföljningen sker genom att ni besvarar en enkät vi skickar ut.
Det vi följer upp är att ni genomför den verksamhet som ni beskrev när ni ansökte om pengar, och som låg till grund för beslutet. Vi tar även referenser från er kommun.
Viktigt om uppföljningen
- Meddela er handläggare om ni byter adress.
- Håll er styrelse informerad om Arvsfondens krav på uppföljning så att ni kan svara på frågorna efter fyra och tio år.
Om ni inte besvarar frågorna eller om ni har brutit mot beslutet och/eller Arvsfondens generella villkor kan ni bli återbetalningsskyldiga för delar av eller hela beloppet ni fått för ert projekt.
