Tidslinje – från start till mål
Hur en tidslinje för ett projekt ser ut är olika beroende på om ni driver ett projekt med projektstöd eller lokalstöd.
Välj er stödform för att läsa vidare.
Välj stödform för ert projekt:
Projektet startar
Det automatiska startdatumet för ett projekt med stödformen projektstöd är den första dagen i månaden efter Arvsfondsdelegationens beslut. Om ni har funderingar kring projektstarten är ni välkomna att kontakta er handläggare.
Men observera att redan från och med beslutsdagen ska ni följa Allmänna arvsfondens generella villkor för projektstöd. Läs villkoren mycket noga och kontakta er handläggare om det är något som ni inte förstår.
Första rekvisitionen
När ni skickar in den första rekvisitionen (begär ut pengar) börjar det på riktigt.
Om er organisations firmatecknare har ändrats sedan ni skickade in ansökan måste ni skicka med kopior av protokoll som styrker den ändringen.
Redovisning varje år
Ni ska redovisa ert projekt var tolfte månad och vid projektets avslut. Det är viktigt att ni inte har några projektutgifter före projektets startdatum.
- Från och med startdatumet räknat är varje projektår tolv månader.
- Redovisningsdatum hittar ni i ert beslut.
Tänk på att ni kan ha kommit överens med er handläggare om andra redovisningsdatum, till exempel om ni har flyttat fram projektets startdatum.
Villkor och budget – två viktiga dokument
I beslutet om ert projekt hittar ni Arvsfondens generella villkor för projektstöd. Villkoren börjar gälla direkt när Arvsfondsdelegationen har beslutat att ert projekt ska få pengar från fonden.
I beslutet finns också en sammanställning av den godkända budgeten. Det här är två dokument som ni behöver ha koll på under hela projektets gång.
Introduktion
När ni har fått pengar för att driva ett projekt skickar vi information om introduktionssamtal samt en länk till obligatoriska informationsfilmer.
Mer information om introduktionen
Exempel på hur ett treårigt projekt kan se ut
Månad 1–36
Viktigt under hela projekttiden:
- Samla styrgrupp, arbetsgrupp, referensgrupp med flera.
- Upprätta en projektdagbok där ni skriver in alla aktiviteter ni gör i projektet.
- Stäm löpande av utgifter mot budget.
- Ansök om omdisponering om det behövs.
- Se över era projektaktiviteter.
Månad 1–3
Förankring och planering:
- Bjud in projektets samarbetsparter.
- Skapa en projektpärm (eller en digital motsvarighet).
- Flytta fram startdatum om det behövs.
- Skicka in första rekvisitionen.
- Förankra projektet i den egna organisationen, särskilt styrelsen.
- Kontrollera att målgruppen är med.
- Ta fram en detaljerad aktivitetsplan för de närmaste månaderna.
- Information till traditionella medier och i sociala medier.
- Information till revisorn om när första redovisning ska ske och anvisningar för revisorn.
- Rekrytering och anställning av personal.
- Ordna avtal för lokal.
Månad 11–12
Snart dags att göra er första årsrapportering – börja i tid! Stäm också av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen samt våra anvisningar.
På länken nedan beskriver vi hur det går till att förbereda och skicka in årsrapporten. Där finns också länk till blankett ifall ni inte kan använda vår e-tjänst.
Skicka in årsrapport med e-tjänst
Månad 14
Dags att skicka in redovisning, den ska innehålla:
- årsrapport för projektstöd
- årsrapport för ekonomi
- granskningsrapport från revisorn.
Allt skickas på samma gång direkt till Allmänna arvsfonden.
Månad 23-24
Nu är det snart dags för den andra årsrapporten – börja i tid!
- Ladda ner de senaste mallarna för att redovisa projektstöd.
- Stäm av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen och anvisningar.
På länken nedan beskriver vi hur det går till att förbereda och skicka in årsrapporten. Där finns också länk till blankett ifall ni inte kan använda vår e-tjänst.
Skicka in årsrapport med e-tjänst
Månad 26
Dags att skicka in årsrapporten. Den ska innehålla
- årsrapport för projektstöd
- årsrapport för ekonomin
- granskningsrapport från revisorn
- övriga bilagor.
Nu är det också lämpligt att fundera på om ni vill söka ett effektstöd för att kunna sprida erfarenheter när projektet är slut.
Månad 34
Dags att slutrapportera ert projekt – börja i tid! På länken nedan beskriver vi hur det går till att förbereda och skicka in en slutrapport. Där finns också länk till blankett ifall ni inte kan använda vår e-tjänst.
Skicka in slutrapport med e-tjänst (projektstöd)
Månad 38
Skicka in slutrapporteringen till Allmänna arvsfonden. Den ska innehålla
- slutrapport för projektstöd
- slutrapport för ekonomin
- revisorns granskningsrapport
- övriga bilagor beroende på er organisationsform.
Finns det kvar pengar från projektstödet? Det kallas kvarvarande medel och ska alltid betalas in till Kammarkollegiet.
Uppföljning
När ert projekt är avslutat följer vi upp det med en enkät som vi skickar till er organisation. Syftet är att ta reda på vilka resultat som fortsätter vara till nytta för fondens målgrupper, även efter att finansieringen från Allmänna arvsfonden har upphört. Vi redovisar uppföljningens resultat i den årliga verksamhetsberättelsen till regeringen.
Från start till mål
Alla projekt är unika, och hur snabbt eller långsamt ni tar er till projektets mål är olika. Hur ni gör det ser också olika ut. Men vägen dit ska alltid innehålla de steg vi listar här:
- beslut
- introduktion
- kontroll av leverantörer
- rekvirera pengar
- byggnation
- (delrapportering av ert projekt - gäller bara vissa projekt)
- slutredovisa ert projekt
- uppföljning efter 4 år
- uppföljning efter 10 år.
Beslut
Datumet då Arvsfondsdelegationen beslutar att ert projekt ska få pengar från fonden är också det automatiska startdatumet för ert projekt. Från och med beslutsdagen ska ni följa Allmänna arvsfondens generella villkor.
Det beslut vi skickar med beskedet att ert lokalstödsprojekt får pengar från Arvsfonden, innehåller flera viktiga dokument och information som ni ska hålla reda på:
- beslut
- sammanställning av godkänd budget
- generella villkor för lokalstöd ur Allmänna arvsfonden
- rekvisition/er (observera att en rekvisition är en värdehandling)
- mall för kontroll av leverantörer
- inbjudan till introduktionsdag
- information om slutredovisning.
Introduktion
När ni har fått pengar för att driva ett projekt skickar vi information om introduktionssamtal samt en länk till obligatoriska informationsfilmer.
Mer information om introduktionen
Kontroll av leverantörer
Om ni anlitar underleverantörer i ert arvsfondsprojekt är det viktigt att ni har god kännedom om vem ni anlitar. Ni behöver kontrollera bolaget och de personer som företräder bolaget, för att säkerställa att det handlar om seriösa aktörer.
Rekvirera pengar
För att få de pengar som Arvsfondsdelegationen har beviljat projektet behöver ni själva rekvirera, det vill säga begära ut, dessa pengar med den särskilda blankett som ni fick tillsammans med ert beslut.
Om ni fick beslut om stöd 4 juni 2024 eller senare, måste ni rekvirera pengar inom 24 månader från beslutsdatumet.
Om ni fick beslut om stöd tidigare än 4 juni 2024, måste ni rekvirera pengarna inom 18 månader från beslutsdatumet.
Byggnation
Om det uppstår förändringar som påverkar projektet måste ni höra av er till er handläggare. Exempel på förändringar kan vara:
- förseningar
- problem med övrig finansiering
- omfördelning i tidigare godkänd budget
- anstånd med att rekvirera pengar
- ändra datum för att slutredovisa.
Delrapportering av ert projekt
Om ni har fått beslut om ett nytt projekt den 18 september 2024 eller senare, och det beviljade beloppet delats upp i två eller tre utbetalningar, ska ni delrapportera ert projekt i samband med att ni skickar in er andra och tredje rekvisition. Ni ska då fylla i vår blankett och sedan mejla ifylld blankett tillsammans med underskriven rekvisition och obligatoriska underlag.
Om ni har fått beslut innan 18 september 2024 behöver ni inte delrapportera.
Slutrapportera ert projekt
Senast tre år efter att ni fått beslutet om ert lokalstödsprojekt ska ni slutredovisa. Vi rekommenderar att ni använder vår e-tjänst, men det går också att fylla i vår blankett för slutrapportering.
En godkänd eller auktoriserad revisor ska kontrollera att ni har använt Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt och i enlighet med beslutet. Revisorn fyller sina iakttagelser i en granskningsrapport. En viss summa av era projektpengar är öronmärkta för att täcka kostnad för revisor.
Mallar för redovisning (om ni inte kan använda e-tjänsten)
Uppföljning efter 4 och 10 år
När ni tar emot pengar från Allmänna arvsfonden förbinder ni er att under tio år genomföra den verksamhet som startar i lokalen eller anläggningen ni bygger.
Vi gör en uppföljning fyra år efter beslutet och en uppföljning tio år efter beslutet. Syftet med uppföljningen är bland annat att kontrollera att villkoren för stödet följs och att ni bedriver den verksamhet som ni har fått stöd för. Uppföljningen sker genom att ni besvarar en enkät som vi skickar till er organisation. Vi redovisar uppföljningens resultat i den årliga verksamhetsberättelsen till regeringen.
Viktigt om uppföljningen
- Meddela er handläggare om ni byter e-postadress.
- Håll er styrelse informerad om Arvsfondens krav på uppföljning så att ni kan svara på frågorna efter fyra och tio år.
Om ni inte besvarar frågorna eller om ni har brutit mot beslutet och/eller Allmänna arvsfondens generella villkor kan ni bli återbetalningsskyldiga för delar av eller hela beloppet ni fått för ert projekt.
