Tidslinje – från start till mål
Hur en tidslinje för ett projekt ser ut är olika beroende på om ni driver ett projekt med projektstöd eller lokalstöd.
Det automatiska startdatumet för ett projekt med projektstöd är den första dagen i månaden efter Arvsfondsdelegationens beslut, för lokalstöd är det beslutsdatumet som gäller. Om ni har funderingar kring projektstarten är ni välkomna att kontakta er handläggare.
Välj er stödform för att läsa vidare.
Välj stödform för ert projekt:
Första rekvisitionen
När ni skickar in den första rekvisitionen (begär ut pengar) börjar det på riktigt. Då är ni skyldiga att följa de generella villkoren för projektstöd ur Allmänna arvsfonden. Läs villkoren mycket noga och kontakta er handläggare om det är något som ni inte förstår.
Om er organisations firmatecknare har ändrats sedan ni skickade in ansökan måste ni skicka med kopior av protokoll som styrker den ändringen.
Redovisning varje år
Ni ska redovisa ert projekt var tolfte månad och vid projektets avslut. Det är viktigt att ni inte har några projektutgifter före projektets startdatum.
- Från och med startdatumet räknat är varje projektår tolv månader.
- Redovisningsdatum hittar ni i ert beslut.
Tänk på att ni kan ha kommit överens med er handläggare om andra redovisningsdatum, till exempel om ni har flyttat fram projektets startdatum.
Villkor och budget – två viktiga dokument
I beslutet om ert projekt hittar ni Arvsfondens generella villkor för projektstöd. Villkoren börjar gälla när ni rekvirerar (begär ut) pengar. I beslutet finns också en sammanställning av den godkända budgeten. Det här är två dokument som ni behöver ha koll på under hela projektets gång.
Generella villkor för projektstöd
Exempel på hur ett treårigt projekt kan se ut
Månad 1–36
- Samla styrgrupp, arbetsgrupp, referensgrupp med flera.
- Upprätta en projektdagbok där ni skriver in alla aktiviteter ni gör i projektet.
- Stäm löpande av utgifter mot budget.
- Ansök om omdisponering om det behövs.
- Projektaktiviteter.
Månad 1–3
- Bjud in projektets samarbetsparter.
- Skapa en projektpärm.
- Flytta fram startdatum om det behövs.
- Skicka in första rekvisitionen.
- Förankra projektet i den egna organisationen, särskilt styrelsen.
- Kontrollera att målgruppen är med.
- Ta fram en detaljerad aktivitetsplan för de närmaste månaderna.
- Information till traditionella medier och i sociala medier.
- Information till revisorn om när första redovisning ska ske och anvisningar för revisorn.
- Rekrytering och anställning av personal.
- Ordna avtal för lokal.
- Delta i Arvsfondens introduktionsdag.
Månad 11–12
- Dags att redovisa – börja i tid!
- Ladda ner de senaste mallarna för att redovisa projektstöd.
- Stäm av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen och anvisningar.
Månad 13
- Skicka in redovisningen (År 1) och projektplanen (År 2) till Arvsfonden.
- Skicka redovisningen (År 1) till revisorn.
Månad 14
- Skicka in revisorns granskningsrapport till Arvsfonden.
Månad 23-24
- Dags att redovisa – börja i tid!
- Ladda ner de senaste mallarna för att redovisa projektstöd.
- Stäm av med revisorn att hen är redo och har den senaste mallen och anvisningar.
Månad 25
- Skicka in redovisningen (År 2) och projektplanen (År 3) till Arvsfonden.
- Skicka redovisningen (År 2) till revisorn.
Månad 26
- Skicka in revisorns granskningsrapport till Arvsfonden.
Månad 34
- Dags att slutredovisa ert projekt – börja i tid!
- Ladda ner den senaste mallen för att slutredovisa projektstöd.
När ni skriver er slutredovisning kan det vara bra att tänka på följande:
- Beskriv vad ni har gjort och hur ni har genomfört era aktiviteter.
- Beskriv vad som har fungerat bra och vad som inte har gått att genomföra enligt plan.
- Beskriv vad som lever vidare efter projektet utan Arvsfondens pengar och hur målgruppen är fortsatt delaktig.
Månad 37
- Skicka redovisningen till revisorn.
Månad 38
- Skicka in slutredovisningen och revisorns granskningsrapport till Arvsfonden.
Från start till mål
Alla projekt är unika, och hur snabbt eller långsamt ni tar er till projektets mål är olika. Hur ni gör det ser också olika ut. Men vägen dit ska alltid innehålla de steg vi listar här:
- beslut
- introduktionsdag
- rekvirera pengar
- byggnation
- slutredovisa ert projekt
- uppföljning efter 4 år
- uppföljning efter 10 år.
Beslut
Det beslut vi skickar ut med beskedet att ert lokalstödsprojekt får pengar från Arvsfonden, innehåller flera viktiga dokument som ni ska hålla reda på:
- beslut
- sammanställning av godkänd budget
- förbindelse om tioårsåtagande
- generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
- rekvisition/er (observera att en rekvisition är en värdehandling)
- inbjudan till introduktionsdag
- information om slutredovisning.
Introduktionsdag
Alla projekt som får pengar från Arvsfonden blir inbjudna till en obligatorisk introduktionsdag som äger rum i Stockholm. Om ni inte är baserade i Stockholms län är en viss summa av era projektpengar öronmärkta för resa och eventuellt boende i samband med introduktionsdagen. Vi bjuder in en person från varje projekt att delta.
Rekvirera pengar
Ni måste rekvirera, det vill säga begära ut, de pengar ni får för ert lokalstödsprojekt inom 18 månader från beslutsdatumet. Ni rekvirerar pengarna på den särskilda blankett som ni fick med ert beslut.
Byggnation
Vi har inga krav på att ni ska rapportera till oss under själva byggnationen, så länge allt går enligt den plan som vi har godkänt. Men om det uppstår förändringar som påverkar projektet måste ni höra av er till er handläggare. Exempel på förändringar kan vara:
- förseningar
- problem med övrig finansiering
- omfördelning i tidigare godkänd budget
- anstånd med att rekvirera pengar
- ändra datum för att slutredovisa.
Slutredovisa ert projekt
Senast två år efter att ni fått beslutet om ert lokalstödsprojekt ska ni slutredovisa. Börja med att ladda ner de senaste mallarna för att slutredovisa lokalstöd. Det är tre mallar:
- slutrapport för lokalstöd
- ekonomisk redovisning för lokalstöd
- mall för revisors granskning av lokalstöd.
Ni fyller själva i slutrapport och ekonomisk redovisning. En godkänd eller auktoriserad revisor ska sedan kontrollera att ni har använt Arvsfondens pengar på ett korrekt sätt och i enlighet med beslutet. Revisorn fyller sina iakttagelser i en granskningsrapport. En viss summa av era projektpengar är öronmärkta för att täcka kostnad för revisor.
Mer information om att redovisa lokalstöd
Mallar för att redovisa projekt
Uppföljning efter 4 och 10 år
I och med att ni tar emot pengar från Arvsfonden förbinder ni er att genomföra den verksamhet som startar i lokalen eller anläggningen ni bygger under minst tio år. Våra controllers och handläggare följer upp verksamheten efter fyra år, och sedan igen efter tio år. Uppföljningen sker genom att ni besvarar en enkät vi skickar ut.
Det vi följer upp är att ni genomför den verksamhet som ni beskrev när ni ansökte om pengar, och som låg till grund för beslutet. Vi tar även referenser från er kommun.
Viktigt om uppföljningen
- Meddela er handläggare om ni byter adress.
- Håll er styrelse informerad om Arvsfondens krav på uppföljning så att ni kan svara på frågorna efter fyra och tio år.
Om ni inte besvarar frågorna eller om ni har brutit mot beslutet och/eller Arvsfondens generella villkor kan ni bli återbetalningsskyldiga för delar av eller hela beloppet ni fått för ert projekt.
