Hitta en modell som passar er

Det finns många olika modeller för hur man lägger upp ett projekt. Försök hitta en modell som passar just ert projekt och håll er sedan till den. Tänk på att den som är ansvarig projektledare kan bli sjuk eller sluta. Då måste någon annan kunna gå in och ta över.

Det är styrelsen i er organisation som ansvarar för att projektet löper enligt plan. Den är även arbetsgivare och ansvarar för arbetsmiljöfrågor och avtal som rör de anställda. Därför är det viktigt att projektet är väl förankrat i styrelsen och resten av organisationen.

Dokumentera i en projektdagbok

Skapa gärna en projektdagbok där ni dokumenterar ert projekt löpande.

• Beskriv projektets betydelse och resultat.
• Fråga hur deltagarna upplever projektet och om deras känslor och tankar.
• Berätta om lösningar och hinder.
• Anteckna hur många som arbetat i projektet.
• Anteckna hur många som deltagit i eller besökt olika arrangemang och aktiviteter. Räkna även deltagare som deltagit via sociala medier och andra forum.
• Använd både ord och bild.
• Var noga med att följa Dataskyddsförordningen (GDPR) när ni dokumenterar personuppgifter.

Sex tips: Så håller ni ordning på Arvsfondens pengar

1. Gå tillbaka till ansökan

Ta fram och läs er ansökan till Arvsfonden när ni detaljplanerar ert projekt. Kom ihåg att det är den budget och projektbeskrivning som Arvsfondsdelegationen beslutat om som gäller. Fundera sedan över följande punkter:

• Målet med projektet.
• Tidsplan - titta på projektets tids-och aktivitetsplan.
• Stäm av mot Arvsfondens kriterier. Titta särskilt noga på målgruppens delaktighet och projektets överlevnad efter projektslut.
• Delaktighet och medbestämmande från målgruppen. Hur ska ni arbeta praktiskt för att ha en bra delaktighet från målgruppen?
• Överlevnad. Planera redan från början för hur projektets verksamhet ska leva vidare efter de första åren med pengar från Arvsfonden. Tänk på projektet som helhet, men också dess olika delar. Ju längre man väntar med att hitta lösningar, desto svårare blir det att lyckas med att få projektets verksamhet att leva vidare.

2. Gör en Arvsfonden-pärm

Samla alla viktiga dokument för ert projekt och kopior ur bokföringen i en pärm. Skriv på underlagen vad kostnaden avser och på vilket sätt den tillhör projektet.

Se till att alla som behöver veta också vet var projektpärmen finns. Pärmen ska följa med vid ett eventuellt byte av projektledare.

Att samla i pärmen:

• beslut
• utskrift av den beslutade budgeten
• rekvisitioner
• generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden
• kopior ur bokföringen på kostnader i projektet
• omdisponeringar som godkänts av Arvsfonden
• godkända årsrapporter
• granskningsrapporter ifrån er revisor.

3. Öppna bankkonto för Arvsfondens pengar

Pengarna från Arvsfonden ska ligga på ett eget bankkonto (det behöver inte vara ett plus- eller bankgirokonto), skiljt från er organisations övriga pengar.

Om ni gör betalningar i projektet från ett annat konto, till exempel er organisations vanliga ut- och inbetalningskonto, då kan ni göra överföringar till detta konto (i förskott eller efterskott). Till exempel i samband med månadsvisa avstämningar av projektet.

Om er organisation driver flera arvsfondsprojekt samtidigt kan ni sätta in pengarna på samma bankkonto. Bankkontot får däremot inte användas till pengar från andra finansiärer.

4. Använd Arvsfondens pengar korrekt

Pengarna från Arvsfonden kan enbart användas i projektet. Pengarna får inte ”lånas” för att täcka andra kostnader i er organisation.

Hur ni får använda pengarna från Arvsfonden i ert projekt regleras av:

• Generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden.
• Arvsfondsdelegationens beslut om stöd.

Beslutet innehåller både villkoren och en sammanställning av er beviljade budget. Villkoren börjar gälla från dagen då Arvsfondsdelagationen beslutar att ert projekt ska få pengar från fonden.

Generella villkor för projektstöd ur Allmänna arvsfonden

5. Gör en attestordning

Bestäm vem som har rätt att fatta beslut och vem som får attestera fakturor och utlägg. Ta fram en så kallad attestordning som styrelsen godkänner. I den anger ni vilka anställda som har rätt att teckna attest för utbetalning och bokföring.

Attesträtt innebär att styrelsen ger fullmakt till någon eller några att godkänna fakturor för projektet. Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstanke om bedrägeri, dels för att minska risken att ni gör felaktiga utbetalningar. Ingen bör attestera sina egna beställningar.

6. Planera genom att räkna bakåt

I tidsplaneringen är det bra att räkna bakåt. Tänk på när ni ska göra leveranser inom projektet. När behöver webbplats, trycksaker och redovisningar vara färdiga? När ska ni hålla seminarier och konferenser? Utifrån det kan ni sedan planera.

Samarbeta – en framgångsfaktor

För att lyckas med ert projekt krävs det samarbete, med målgrupper och andra samhällsaktörer. Vi vet att projekt med bra samarbeten ofta blir framgångsrika och långlivade. Sträva redan från start efter att skapa förutsättningar för goda samarbeten.

Nio tips på hur ni ökar möjligheten till bra samarbete

1. Skapa en gemensam värdegrund.
2. Hitta ett gemensamt arbetssätt.
3. Diskutera era förväntningar på vad projektet ska resultera i.
4. Berätta om era förutsättningar att delta i projektet.
5. Förankra samarbetet i hela organisationen.
6. Enas om en struktur som passar samarbetet. Är det inom styr-, referens- eller arbetsgruppen som samarbetet ska ske?
7. Bestäm mötesformer. Hur ofta och var ska ni träffas?
8. Fördela rollerna mellan olika aktörer.
9. Ta hjälp av varandras styrkor. Vad kan olika parter bidra med?

Om samarbeten förändrar sig

Under ett projekt är det vanligt att saker och ting förändras. Ibland faller någon samarbetspart bort och någon annan tillkommer. Meddela er handläggare om förutsättningarna förändras, det är särskilt viktigt om förändringen rör en samarbetspart som har en central roll i projektet.

Att avsluta ett samarbete

Kanske kommer ni att avsluta ett samarbete med någon samarbetspart. Sådant händer. Det kan finnas olika anledningar – kanske har ni olika förväntningar eller så har omständigheterna förändrats sedan ni skrev ansökan. Det är inte ovanligt och går oftast att lösa. Men det är viktigt att ni pratar med er handläggare om saken så fort som möjligt.

Ta hjälp av varandra för att sprida ordet

Det finns många i omvärlden som kan vara intresserade av ert projekt. Ta hjälp av era samarbetsparter! Tillsammans har ni större chans att lyckas skapa uppmärksamhet kring projektet. Dra nytta av era respektive nätverk. Informera och kommunicera via nyhetsbrev och sociala medier.